Den ökade betoningen på ”S” i ESG (Environmental, Social and Governance) i samband med ny lagstiftning om due diligence i leveranskedjan har lett till ökad fokus på revision som ett verktyg för due diligence. Här tittar vi på fördelarna och utmaningarna med att använda revision som en del av din process för due diligence i leveranskedjan och ger praktiska råd för företag som påbörjar ett revisionsprogram.
Vad är en revision?
En revision är en systematisk undersökning eller granskning av poster, procedurer eller system, utförd för att verifiera deras noggrannhet, fullständighet och överensstämmelse med etablerade standarder, föreskrifter eller bästa praxis. Syftet med en revision är att ge försäkran till intressenter. En revision innebär ofta bedömning av risker, utvärdering av kontroller och rekommendationer för förbättring.
Revisioner som genomförs för att stödja due diligence i leveranskedjan kan vara antingen proaktiva eller reaktiva inspektionsverktyg. Revisioner av leveranskedjan används oftast där det anses finnas en högre risk för negativa konsekvenser. Typer av negativa konsekvenser som kan leda till en revision inkluderar kvalitetskontroll, mänskliga rättigheter, säkerhets- och miljöfrågor och bekymmer.
Det är viktigt att komma ihåg att, oavsett om revisionen levereras som en oanmäld eller planerad, kan revisionsresultaten bara någonsin vara en ögonblicksbild i tiden.
Utmaningar med revision
Förstå fördelarna med revisions av leveranskedjan kräver kunskap om utmaningarna och begränsningarna. Det finns tre huvudsakliga utmaningar förknippade med revisions av leveranskedjan. Dessa är lika tillämpliga på sociala, miljömässiga och kvalitetsrevisioner:
Transparens
För att en revision ska vara verkligt framgångsrik krävs att transparens tillhandahålls av personen eller företaget som revideras (”reviderad”). Nivån av transparens som tillhandahålls av en reviderad kan variera betydligt av olika skäl.
Tyvärr kan företag som aktivt söker avvika från internationella standarder eller överenskomna processer använda många olika metoder för att dölja felaktiga aktiviteter, förhindra påverkade personer från att tala med revisorer eller begränsa revisorns förmåga att arbeta effektivt.
Revisorns kunskap
Effektiv revision kräver en hög nivå av expertis, kunskap och professionalism. De mest avgörande kunskapskraven för en revisor är:
- Detaljerad förståelse för de standard(er) som revideras mot
- Kunskap om lagstiftningslandskapet i det land och den bransch där revisionen genomförs
- En djup förståelse för de samhälleliga normerna och utmaningarna i ett specifikt land
Där revisorer utses utan en sådan kunskap och förståelse kan kritiska frågor missas – vilket underminerar revisionsprocessen.
Ekonomiska begränsningar
Revision, vare sig det görs internt eller med hjälp av tredje parter, är ingen billig verksamhet. Den enorma omfattningen av uppgiften att övervaka den globala leveranskedjan kan innebära ekonomiska utmaningar för organisationer som vill använda revision inom sin due diligence-process. Kostnadspress kan påverka kvaliteten på revisioner och deras effektivitet – på grund av otillräcklig tid som avsatts för att genomföra en noggrann revision eller användning av mindre erfarna eller kunniga revisorer.
Fördelar med revision
Revision är en allt viktigare komponent i riskhanteringen av leveranskedjan och nämns specifikt som en del av OECD:s vägledning för ansvarsfullt företagsbeteende. Det finns många fördelar med revisions av leveranskedjan för företag och deras leverantörer. Dessa inkluderar:
Utbildning
Erfarna revisorer delar kunskap och ger rekommendationer som en del av revisionsprocessen som gör att leverantörer kan förbättra sin prestanda och anpassa sina metoder till erkända standarder och klientkrav – vilket motsvarar stora summor pengar i konsultavgifter.
Förbättrad prestanda
Det finns många exempel på effektiva revisionsprogram som leder till förbättrad prestanda i leveranskedjan. Genom att besöka leverantörer kan revisorer förmedla värdefull kunskap och identifiera förbättringar av operativa metoder som kan förbättra leveranskedjans prestanda och den bredare arbetsmiljön.
Ökat samarbete
Ett närmare samarbete med leveranskedjepartners ökar transparensen i olika ämnen. Alltmer förväntar sig lagstiftningen ökad nivå av transparens i leveranskedjan. Samarbetet möjliggör också kunskapsdelning mellan leverantörer och inköpsorganisationer vilket kan leda till förbättrad prestanda.
Att få det bästa från revisionsprocessen
Som experter på revisions av leveranskedjan ger vi här fyra rekommendationer för att säkerställa att dina revisionsprogram är så effektiva som möjligt:
1 Definiera omfattningen
Inget revisionsprogram är en panacea för alla möjliga problem i ett företags leveranskedja. Tydligt definierade, omisskännliga mål för ditt revisionsprogram möjliggör effektiv budgetering, intressentengagemang och resursallokering.
2. Utse lämpliga revisorer
Oavsett om du använder interna eller externa revisorer, se till att revisorerna har relevant kunskap om de standarder de kommer att revidera mot, samt eventuella specifika metoder för leverans. För bättre resultat, välj revisorer som är bekanta med lokal språk, lagar och samhälleliga normer. När det är möjligt, använd lokala revisorer. Vid användning av en tredjepart, leta efter revisionsleverantörer som direkt anställer sina revisorer, för att säkerställa närmare kommunikation och återkoppling.
3. Samarbeta med din leveranskedja
Dina leverantörer kanske inte välkomnar en revision. Genom att samarbeta med dem och behandla processen som en möjlighet att samarbeta närmare, dela kunskap och förbättra prestandan kan du hjälpa till att ta bort hinder och öka transparensen.
4. Säkerställ effektiv åtgärd
Det är inte ovanligt att en effektiv revision identifierar problem som kan kräva åtgärder eller remediering. Med tanke på allvaret i vissa problem som kan identifieras bör en effektiv åtgärdsprocess definieras både internt och med revisorn.
Arbeta med opartiska organisationer eller erkända välgörenhetsorganisationer, samhällsgrupper och icke-statliga organisationer för att stödja dig och eventuella berörda parter som identifieras under ditt revisionsprogram.
Sammanfattningsvis finns det betydande fördelar med den effektiva genomförandet av ett revisionsprogram som en del av en bredare due diligence-approach för leveranskedjan. Effektivt genomförande bygger på förståelse för begränsningarna och medvetenhet om de utmaningar som är förknippade med revision.
Lagstiftningen går alltmer mot att företag måste utföra högre nivåer av verifiering av sin leveranskedja och revision är ett viktigt verktyg i verifieringsprocessen.
För att lära dig mer om hur Achilles kan genomföra ett effektivt revisionsprogram för att stödja dina due diligence-aktiviteter, kontakta oss här.
Läs hur Achilles samarbetar med Tesco för att stödja deras revisionskrav.