Förstå ESPD: En vägledning för leverantörer

Article by Achilles

Känner du till det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet, ESPD (European Single Procurement Document), och hur ert företag kan använda det?

ESPD infördes som ett nytt krav i offentlig sektor i början av 2016, och betyder att uppdragsgivare är ålagda enligt lag att acceptera ett ifyllt ESPD-formulär från alla leverantörer som lämnar anbud på ett uppdrag.

Men vad innebär det för leverantörer? Varför behöver de skicka in ESPD-formuläret när de lämnar anbud på upphandlingskontrakt? Och hur kan det gynna deras verksamhet på lång sikt?

Vad är ESPD?

ESPD är nu ett lagstadgat krav i hela EU.

Tidigare var alla företag skyldiga att fylla i ett kvalificeringsformulär när de lämnade anbud på upphandlingskontrakt. I dag fyller alla leverantörer, som vill konkurrera om kontrakt i Europa, i ett standardiserat ESPD-formulär.

ESPD-formuläret är en typ av egencertifiering där leverantörerna själva intygar att de uppfyller angivna kvalifikationskriterier samt har ekonomisk och finansiell kapacitet att uppfylla kraven i kontraktet. Det täcker också de obligatoriska och frivilliga uteslutningar som leverantörerna måste uppge som en del av branschens urvalskriterier.

Leverantörerna intygar därmed att det inte finns något behov att lägga fram dokumentation förrän i det sista skedet av anbudsförfarandet. Och då är det bara det utvalda företaget som behöver dokumentera att det uppfyller alla krav.

Om den upphandlande myndigheten anser det relevant och nödvändigt, samt har ett rimligt och berättigat skäl, kan den emellertid begära tillgång till andra dokument och policyer tidigare i processen.

Hur ESPD-formuläret kan gynna leverantörer

Tack vare ESPD-formuläret sparar leverantörer mycket tid, pengar och resurser jämfört med om de måste lämna dessa uppgifter varje gång de lämnar anbud på ett upphandlingskontrakt.

ESPD-formuläret behöver bara fyllas i en gång innan det skickas till ett obegränsat antal uppdragsgivare. Därmed reduceras administrationsbördan för leverantörer dramatiskt, och de kan fokusera på att utveckla sin verksamhet istället.

För närvarande kan ESPD-formuläret skickas till upphandlande organisationer som papperskopia, via fax eller elektroniskt, men EU-kommissionen är i färd med att utveckla ett nytt system som uteslutande kommer att vara elektroniskt. Det betyder att all information om leverantörer samlas i ett centralt system, vilket kommer att bidra till ökad efterlevnad när systemet tas i bruk i april 2017.

För tillfället råder dock viss förvirring om vilka självcertifieringsdokument leverantörer ska fylla i. I Storbritannien introducerade kabinettkontoret nyligen ett eget standardiserat kvalificeringsformulär i tillägg till ESPD-formuläret genom Crown Commercial Services, en brittisk myndighet för upphandling.

Upphandlingsbranschen väntar för närvarande på att Crown Commercial Services ska utfärda en reviderad version av detta kvalificeringsformulär, som förväntas återspegla ESPD-formuläret. Under tiden är inköpsorganisationer rättsligt förpliktade att godta dokumentet, så leverantörer som fyller i det behöver inte oroa sig.

Om du är osäker på vilka krav som ställs på ditt företag kan du anmäla dig till en av Achilles leverantörsutbildningskurser, som antingen är klassrumsbaserad eller hålls på vår e-lärandeplattform, och lära dig mer om ESPD och andra upphandlingsbestämmelser inom EU.



Få insikter i din inkorg varje månad

Prenumerera