Forstå ESPD: En veiledning for leverandører

7 mai 2016
Artikkel av Achilles

Er du kjent med det europeiske egenerklæringsskjemaet, ofte kalt ESPD (European Single Procurement Document), og hva som forventes av virksomheten din når det gjelder dette skjemaet?

ESPD ble innført som et nytt krav i offentlig sektor i begynnelsen av 2016 og betyr at oppdragsgivere er pålagt å ta imot et utfylt ESPD-skjema fra alle leverandører som byr på kontraktene de lyser ut.

Men hva betyr dette for leverandørene? Hvorfor må de sende inn ESPD når de gir anbud på anskaffelseskontrakter? Og hvordan kan det gagne virksomheten deres på lang sikt?

Hva er ESPD?

ESPD er nå et lovpålagt krav i hele EU.

Tidligere var alle virksomheter pålagt å fylle ut et prekvalifiseringsskjema når de la inn anbud på anskaffelseskontrakter. I dag må alle leverandører fylle ut ESPD, et standardisert skjema, for å kunne konkurrere om kontrakter i Europa.

ESPD er en slags egenerklæring der leverandørene selv erklærer at de oppfyller de angitte kvalifikasjonskriteriene og har økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kravene i kontrakten. Det dekker også de obligatoriske og frivillige avvisningsgrunnene som leverandørene må oppgi som ledd i bransjens utvelgelseskriterier.

Leverandørene erklærer dermed at det ikke er behov for å legge frem dokumentasjon, noe som ikke gjøres før i de siste stadiene av anbudsprosessen. Og da er det bare den utvalgte virksomheten som må dokumentere at den overholder alle kravene.

Hvis de offentlige oppdragsgiverne anser det som relevant og nødvendig og har en god og berettiget grunn for å gjøre det, kan de imidlertid be om tilgang til andre dokumenter og policyer tidligere i prosessen.

Slik kan ESPD gagne leverandørene

Takket være ESPD kan leverandørene spare masse tid, penger og ressurser – i motsetning til om de ble bedt om disse opplysningene hver gang de la inn anbud på en anskaffelseskontrakt.

ESPD fylles bare ut én gang før skjemaet sendes ut til et ubegrenset antall oppdragsgivere. Dermed reduseres administrasjonsbyrden for leverandørene dramatisk, og de kan bruke tiden og innsatsen sin på å utvikle virksomheten.

For øyeblikket kan ESPD sendes inn til oppdragsgivere som utskrift, på faks eller elektronisk, men EU-kommisjonen er i ferd med å utvikle et nytt system som utelukkende vil være elektronisk. Dette betyr at alle leverandørdata samles inn i ett sentralt system, noe som vil bidra til økt samsvar når systemet tas i bruk i april 2017.

For øyeblikket kan det imidlertid være litt forvirring med hensyn til hvilke egenerklæringsdokumenter leverandørene må fylle ut. I Storbritannia introduserte kabinettkontoret nylig sitt eget standardiserte prekvalifiseringsskjema på toppen av ESPD via Crown Commercial Services, myndighetenes enhet for anskaffelser.

Oppdragsgivere og leverandører venter for tiden på at Crown Commercial Services skal utstede en revidert versjon av dette prekvalifiseringsskjemaet, som er forventet å reflektere ESPD. I mellomtiden er oppdragsgiverne lovpålagt å godta dokumentet, så leverandører som fyller det ut, har ingen grunn til bekymring.

Hvis du er usikker på hvilke krav som stilles til din virksomhet, kan du melde deg på et av Achilles’ leverandørkurs, som enten er klasseromsbasert eller foregår via e-læringsplattformen vår, og lære mer om ESPD og andre EU-regler for anskaffelser.



Få flotte innsiktsartikler i innboksen din hver måned

Abonner