Fem sätt att lyckas med en Begäran om upplysningar vid upphandling (RFI)

Article by Achilles

Att svara på en RFI och lämna anbud på ett kontrakt kan vara en lång och kostsam process. Efter alla ansträngningar blir det då en ännu större besvikelse om man missar en möjlighet. Dessutom kan det vara svårt att förstå varför anbudet misslyckades.

Det vanligaste skälet till att inköpare väljer ett svar över ett annat är osäkerheten över leverantörsriskens storlek.

I en undersökning åt Consero 2017 Rapport om upphandling och strategiska inköp ansåg 86 procent av inköpscheferna att leverantörer underskattar vikten av att minska risker. Chansen att vinna kontrakt blir mycket större om man kan demonstrera leverantörskvalificering och bevisa ett lägre risktagande.

Det finns ingen formel som garanterar att man lyckas med varje RFI-svar, men man kan avsevärt förbättra utsikterna genom att följa dessa fem enkla råd:

1) Ställ rätt frågor
Grundlig research utgör hela skillnaden mellan ett genomsnittligt anbud och ett som inköpare lägger märke till. Det allra viktigaste för leverantörer under RFI-processen är att visa förståelse för inköparens affärsverksamhet och prioriteringar.

Dessa varierar beroende på inköparens region, sektor och lagstiftningsmiljö. Om man lämnar anbud på kontrakt från energiföretag och offentliga myndigheter inom EU, måste man känna till upphandlingsförordningen som trädde i kraft 2016, och som omfattar uppgörelser om avtalsvillkor. Inköpare från den latinamerikanska gruvindustrin letar å andra sidan efter leverantörer som kan hjälpa dem att minska kostnader, arbeta med full insyn och skapa effektivitet.

Sedan kan man demonstrera hur ens produkter,tjänster och arbetssätt passar in i inköparens verksamhet och samtidigt belysa sina egna unika säljargument.

2) Ha informationen lätt tillgänglig
Genom att bygga upp ett bibliotek med dokument för kvalificering, som innehåller uppgifterna som behövs för att svara på en RFI, sparar man inte bara tid utan garanterar även att den mest relevanta och aktuella informationen finns med i svaret.

Över tiden att bygger man upp en samling dokument som ofta begärs in av inköpare och svaren på de vanligaste frågorna.

Följande är några exempel på vad som bör finnas med:

• Företagspolicyer (såsom hälsa och säkerhet, företagets samhällsansvar, dataskydd och kvalitetssäkring)
• Tekniska specifikationer för produkter och tjänster
• Försäkringsuppgifter
• Rekommendationer, referenser och fallstudier
• Uppgifter om leverantörshantering och kvalificering
• Riskregister
• Bevis på efterlevnad (t.ex. certifikat och registreringsdokument)
• Mallar för att skapa nya anbudsdokument
• Exempel på tidigare, framgångsrika anbudsdokument

Det är ytterst viktigt att man regelbundet går igenom informationen för att säkerställa att den förblir ändamålsenlig. Exakt vad som behövs är förstås beroende på region och intressesektor.Inköpare från de nordiska länderna behöver till exempel konkreta garantier rörande meriter inom hälsa och säkerhet och företagets samhällsansvar.

3) Skaffa garantier från tredje part
En av de första saker som inköpare tittar på är innehav av garantier och ackrediteringar. Det är mer sannolikt att inköpare ser er som en trovärdig samarbetspartner om ni har en extern kvalificering eller om ni har granskats av en pålitlig organisation.

Garantierna kan omfatta landspecifika eller globalt erkända kvalifikationer och registreringar som inte alltid är obligatoriska. Trots att dessa kvalifikationer bara är ”bra att ha” kan en inköpare se dem som ett tecken på en potentiellt lägre leverantörsrisk, så det kan vara en bra idé att skaffa dem.

Det är också viktigt att fokusera på sin bransch. Detta är vad våra nätverk handlar om. Att ge branschspecifika garantier till leverantörer, så att inköpare alltid har en pool av kvalificerade, kompetenta och reviderade leverantörer att välja bland.

4) Känn kunden
Det är nödvändigt att ha koll på efterlevnadskraven för att vinna kontrakt. Även om ni har samarbetat tidigare bör man börja med att kontrollera inköparens efterlevnadsbehov, eftersom krav kan förändras. Till exempel kungjorde Brasiliens regering i juli 2019 att den ämnade utarbeta ny lagstiftning om offentlig upphandling, vilket kan tänkas ändra kraven för leverantörer som försöker vinna nya kontrakt. Numera förväntar sig också många inköpare att leverantörer demonstrerar ett engagemang i hållbarhet och koldioxidminskning i sina verksamheter.

Vi tror på fördelarna med att gå längre än minimikraven på efterlevnad för att ligga före konkurrenterna.

DHL Industrial Projects kräver exempelvis att leverantörskvalificeringen demonstrerar att man har kompetens, system och resurser för att kunna utföra tilldelade jobb på ett säkert sätt. DHL Industrial Projects använder Achilles nätverk med globala tjänster för att utvärdera leverantörers hälso- och säkerhetskapacitet och, om så är nödvändigt, till att genomföra en revision. Det ger företaget en snabb och enkel metod för att garantera att målen för dess leverantörshantering och kvalificering alltid uppnås.

5) Berätta om era prestationer
Inköpare vill alltid veta att leverantörerna de samarbetar med är pålitliga och har bra meriter.

Ett av de effektivaste sätt att visa detta är referenser och rekommendationer från tidigare kontrakt, som kan ingå i anbudsdokumenten eller visas bland relevanta företagsåtaganden, inklusive leverantörens webbplats och broschyrer.

Helt godkända medlemmar av Achilles nätverk har tillgång till en registreringsstämpel och ett certifikat. Dessa kan användas till att marknadsföra er kvalificeringsstatus till exempel genom att visa dem på er webbplats. Ibland kan en helt liten ökning av trovärdighet utgöra skillnaden mellan att vinna eller förlora ett anbud, så var inte rädd för att marknadsföra er och era prestationer.

Läs mer om våra tjänster och nätverk här.



Få insikter i din inkorg varje månad

Prenumerera