Responder a una solicitud de información y participar en un oferta de contratación pueden ser procesos largos y costosos. Todo el esfuerzo que requiere hace que perder una oportunidad resulte aún más decepcionante. Además, no siempre es fácil entender por qué una oferta no ha tenido éxito.
Para los compradores, la incertidumbre respecto al nivel de riesgo de los proveedores participantes es el motivo más habitual para decantarse por una u otra respuesta.
El 86% de los altos responsables de compras entrevistados para la elaboración del Informe sobre abastecimiento estratégico y compras de Consero considera que los proveedores subestiman la importancia de minimizar el riesgo. Demostrar la eficacia de tu sistema de preselección de proveedores y acreditar una propuesta con menor riesgo te ofrece, pues, muchas más posibilidades de conseguir contratos.
Si bien no existe una fórmula mágica que garantice un resultado positivo para cada respuesta a una solicitud de información, seguir estos cinco consejos podría contribuir en gran medida a mejorar tus índices de éxito:
1) Haz las preguntas adecuadas
Una investigación minuciosa marca la diferencia entre una oferta normal y una que despierte el interés de los compradores. Para los proveedores, lo más importante es demostrar que entienden el negocio del cliente y sus principales prioridades como parte del proceso de solicitud de información.
Esta cuestión variará en función de la región, el sector y el marco normativo del cliente. Si vas a participar en una oferta de contratación de operadores de servicios públicos y autoridades públicas de la UE, deberás conocer las normativas sobre compras que entraron en vigor en 2016 y que incorporan la negociación de las condiciones contractuales. Por otra parte, los compradores latinoamericanos del sector de la minería, por ejemplo, buscarán proveedores que puedan ayudarles a reducir costes, trabajar de manera transparente y mejorar su eficiencia.
Así podrás demostrar cómo tus productos, tus servicios y tu forma de trabajar se adaptan a las operaciones del cliente, y destacar tus exclusivos argumentos de venta en el proceso.
2) Prepara la información de antemano
Disponer de una serie de documentos de preselección que contenga la información necesaria para responder a una solicitud de información no solo permite ahorrar tiempo, sino que también garantiza que la respuesta solo incluya los datos más relevantes y actualizados.
Con el tiempo dispondrás de un conjunto de los documentos que suelen solicitar los compradores, además de las respuestas a las preguntas frecuentes.
Estos son algunos ejemplos del posible contenido de estos documentos:
• Políticas de empresa (como salud y seguridad, responsabilidad social corporativa, protección de datos y control de calidad)
• Especificaciones técnicas de tus productos y servicios
• Información detallada sobre seguros
• Testimonios, referencias y casos prácticos
• Detalles sobre gestión de cadenas de suministro
• Registros de riesgos
• Pruebas de cumplimiento normativo (p. ej., certificados y documentos de registro)
• Plantillas para crear nuevos documentos de oferta
• Ejemplos de documentos de oferta que han tenido éxito en el pasado
Es fundamental que revises periódicamente la información para asegurarte de que sigue siendo adecuada para el objetivo previsto. De nuevo, los datos exactos que puedas necesitar dependerán de tu zona y sector de interés. Por ejemplo, los compradores de la zona nórdica necesitarán garantías sólidas sobre tus antecedentes y credenciales en materia de salud y seguridad y de responsabilidad social corporativa.
3) Consigue la validación de terceros
Una de las primeras cosas que buscarán los compradores será la garantía de calidad y las acreditaciones de los proveedores. Si tienes una preselección externa o has sido auditado por una organización de confianza, es más probable que los compradores te consideren un socio potencial fiable.
Tu garantía de calidad puede incluir registros y certificaciones internacionales o de países concretos, que no siempre son obligatorios, pero sí útiles para indicar al comprador un posible menor riesgo de proveedores, por lo que no será mala idea obtenerlas.
Asimismo, es importante que te centres en tu sector. A eso se dedican nuestras comunidades, que ofrecen una garantía específica del sector a los proveedores, para que los compradores tengan siempre a disposición un grupo de proveedores preseleccionados, competentes y auditados entre los que poder elegir.
4) Conoce a tu cliente
Estar al día de tus requisitos en materia de cumplimiento normativo es fundamental para conseguir contratos. Empieza por verificar las necesidades del comprador en esa materia, aunque ya hayáis colaborado anteriormente, ya que los requisitos pueden cambiar. Por ejemplo, el Gobierno brasileño anunció en julio de 2019 que redactaría una nueva legislación sobre contratación pública que podría modificar los requisitos que deben cumplir los proveedores para conseguir contratos. Actualmente son muchos los compradores que esperan igualmente que sus proveedores demuestren un compromiso con la sostenibilidad y la reducción de las emisiones en sus operaciones.
En Achilles creemos en las ventajas de ir más allá de los requisitos básicos de conformidad para distinguirse de la competencia.
DHL Industrial Projects, por ejemplo, exige la preselección de proveedores para demostrar que disponen de las competencias, sistemas y recursos necesarios para realizar de manera segura el trabajo asignado. DHL utiliza la comunidad de servicios de Achilles para evaluar las competencias en materia de salud y seguridad de un proveedor y, en caso necesario, llevar a cabo una evaluación de auditoría. Gracias a ello, la empresa cuenta con un método rápido y sencillo para garantizar el cumplimiento constante de sus objetivos de gestión de la cadena de suministro.
5) Proclama tus logros
Los compradores quieren saber en todo momento que los proveedores con los que trabajan son de fiar y tienen un historial contrastado.
Una de las formas más eficaces de demostrarlo consiste en utilizar referencias y testimonios de contratos anteriores, que pueden incluirse en los documentos de oferta o presentarse en el material de marketing relevante de la empresa, como en los folletos y el sitio web del proveedor.
Los miembros de las comunidades de Achilles, completamente acreditados, tienen acceso a un sello de registro y a un certificado que pueden usarse para promocionar su estado de preselección, por ejemplo, mostrándolos en su sitio web. En ocasiones, incluso un leve aumento de tu credibilidad puede suponer la diferencia entre ganar y perder una oferta, así que no tengas miedo de promocionar tu empresa y tus logros.
Puedes consultar más información sobre nuestros servicios y comunidades aquí.
