Tre faktorer som påvirker anskaffelsesplanleggingen

21 jun 2016
Artikkel av Achilles

Achilles’ Debbie Metcalfe, LLM MSc MCIPS, instruktør og rådgiver, deler sine tips om vellykket anskaffelsesplanlegging. Alt ligger i analysen.

Anskaffelsesplanen er produktet av prosessene med å planlegge anskaffelsen. Det handler om å identifisere hvilke forsyninger, tjenester eller arbeid som må anskaffes i løpet av en definert fremtidig tidsramme. Dette omtales av og til som arbeidsplanen. Arbeidsplanen identifiserer enkeltprosjekter som skal legges ut på anbud over en gitt tidsperiode, og som må planlegges i forhold til tidsfrister og tilgjengelige ressurser.

For å sikre at hver planlagte anbudsprosess forløper som den skal, er strategisk planlegging avgjørende. Innkjøperne bør gjennomføre en forberedelsesfase for blant annet å avklare behov og formål og sikre at tiltakene de iverksetter, oppfyller de kommersielle forretningskravene og -vilkårene på det tidspunktet. Denne fasen krever at man undersøker markedet og kontakter sluttbrukere og interessenter for å sørge for at det planlagte arbeidet gir de ønskede resultatene.

1. Markedsanalyse

Før man utarbeider en anskaffelsesplan, er det viktig at innkjøperen har en solid forståelse for markedsdynamikken i bransjen virksomheten skal kjøpe arbeid fra.

Dette går ut på å sette seg inn i og forstå konkurransen i markedet. Faktorer som må tas i betraktning, omfatter å se på hvorvidt markedet i sektoren går gjennom en periode med vekst, nedgang eller stagnasjon.

Markedsanalyser kan være tidkrevende, ressursintensive og kostbare.

En alternativ, raskere og mer økonomisk tilnærming for innkjøpere i forsyningssektoren er å benytte en prekvalifiseringsplattform som UVDB eller Building Confidence, som tilbys av Achilles. Med disse plattformene kan innkjøpere undersøke og identifisere kapasiteten som er tilgjengelig i markedet. Innkjøpere kan også benytte en kvalifikasjonsordning (Qualification System Notice) for å tiltrekke nye markedsdeltakere til å utvikle markedet.

2. Kostnadsanalyse

Uten en oversikt over kostnadsdataene, blir det vanskelig å foreta en nøyaktig analyse av varene og tjenestene som har blitt anskaffet tidligere. Da blir det også vanskelig å forutse nøyaktige kjøp i fremtiden.

I hovedsak er en kostnadsanalyse prosessen med å analysere organisasjonens historiske kostnader minus direkte personalkostnader. Analysen vil avdekke spørsmål angående kostnadssynlighet, kontraktsoverholdelse og kontroll.

Det er viktig at kostnadsanalysen bidrar til å tilpasse anskaffelses- og sourcingstrategien med den kommersielle bedriftsstrategien, og at begge deler er innrettet mot den samme visjonen.

Innkjøpsteamet må sørge for at kostnadsanalysen danner grunnlag for alle fremtidige sourcingstrategier. Slik sikrer man at kommende kontrakter er fordelaktige for organisasjonen og tilfører verdi, og at organisasjonen kan kjenne igjen områder hvor det er mulig å oppnå besparelser og innovasjon.

3. Behovsanalyse

Det er viktig å identifisere behovet, ikke ønsket, og sørge for at det foreligger en klar forståelse av hva behovet er og enighet om konteksten.

Alle teammedlemmene må være enige om motivasjonen bak anskaffelsesplanen for å sikre at alle relevante parter deltar i prosjektet på en hensiktsmessig måte. Dette innebærer å sette sammen en tverrfaglig interessentgruppe og ha et klart bilde på gruppens forhold til det planlagte prosjektet samt gruppens relevante kjennetegn og innspill.

Kort sagt er det viktig at innkjøpsorganisasjonene husker at vellykket anskaffelsesplanlegging handler om å matche markedskunnskap med behov via analyse.

Vi i Achilles kan hjelpe dere med anskaffelsesplanleggingen, enten via opplæringskurs, rådgivning eller ved at dere blir med i et av fellesskapene våre slik at vi kan hjelpe dere med markedsundersøkelsene.

Hvis dere vil finne ut mer om hvordan vi kan bistå organisasjonen deres, er det bare å kontakte oss i dag.


Del


Få flotte innsiktsartikler i innboksen din hver måned

Abonner