El Plan de Compras es producto de los procesos del planeamiento de las compras que identifica qué suministros, servicios u obras necesitan ser adquiridos en un calendario definido; esto se refiere al “plan de trabajo”. Este determinará proyectos individuales que se llevarán a cabo en un período de tiempo que debiese ser programado en relación a los plazos y los recursos disponibles.
Para asegurar que cada oferta de licitación sea exitosa, el planeamiento estratégico es esencial. Los profesionales de compras deben realizarlo que se conoce como la determinación del alcance, además de trabajar el compromiso pre-compra asegurándose que las acciones que se tomen sean las apropiadas y cumplan con los requisitos del negocio y condiciones comerciales de ese momento. Estos pasos requieren un compromiso con el mercado, así como con los usuarios finales y las partes interesadas, para asegurarse que el plan de trabajo cumpla con los resultados esperados.
1. Análisis del mercado
Antes de elaborar un plan de compra, es importante para el comprador tener una sólida comprensión de las dinámicas del mercado de la industria en la que desean trabajar.
Esto significa comprometerse con el mercado con el fin de identificar y entenderla competencia. Los factores a tener en cuenta incluyen observar si el sector está o no atravesando un período de crecimiento, disminución o estancamiento.
El análisis del mercado puede consumir tiempo, recursos y ser costoso.
Una alternativa más rápida y económica para los compradores en el sector de utilities es relacionarse con una plataforma de pre-calificación como Docuplus o Repro proporcionadas por Achilles. Esto permite a los profesionales de compras investigar e identificar el potencial y la capacidad disponible dentro del mercado. Los compradores también pueden usar el sistema de aviso de calificación (QSN) para atraer nuevos participantes a la comunidad y así ayudar a desarrollar el mercado.
2. Análisis de gastos
Sin visibilidad de la información de los gastos, se vuelve difícil analizar con exactitud los bienes y servicios que se han adquirido históricamente y, por lo tanto, se vuelve más difícil tener un pronóstico preciso de las compras para el futuro.
El análisis de gastos es el proceso de la organización en el que recapitula el histórico de gastos no pagados. El análisis revelará cuestiones relativas a la visibilidad del gasto, control y cumplimiento del contrato.
Es importante que el análisis de gastos promueva el alineamiento de la estrategia de compras con la estrategia comercial corporativa, para que ambos trabajen hacia una misma dirección.
El equipo de compras necesita asegurarse que el análisis de gastos informa todas las estrategias de abastecimiento futuras y que los próximos contratos aprovechen beneficios significativos para la organización, agreguen valor y permitan reconocer áreas donde se pueden hacer ahorros y promover la innovación.
3. Análisis de las necesidades
Es importante identificar la “necesidad” y no el “querer”, garantizando una comprensión clara considerando el contexto.
Todos los miembros del equipo deben estar del mismo lado con respecto a las motivaciones detrás del plan de compra para asegurar que todas las partes pertinentes están correctamente relacionadas con el proyecto. Esto puede significar reunir un grupo de interés multidisciplinario, conuna clara comprensión de su relación con el proyecto previsto y sus características.
En resumen, es importante para las empresas compradoras recordar que el éxito de un planeamiento de compras tiene que ver con el conocimiento del mercado y su demanda a partir del análisis.
En Achilles podemos ayudarlo con su planificación de compras, ya sea a través cursos de formación, consultoría o uniéndose a una de nuestras comunidades.
Para saber más acerca de cómo podemos ayudar a su empresa, póngase en contacto con nosotros hoy.
