O Plano de Compras é o produto dos processos de planejamento de compras, que engloba identificar quais suprimentos, serviços ou trabalhos precisam ser adquiridos ao longo de um cronograma futuro definido.
Isso é muitas vezes chamado de ‘o plano de trabalho’. O plano de trabalho identificará projetos individuais a serem licitados ao longo de um determinado período de tempo, que devem ser agendados em relação a prazos finais e recursos disponíveis.
Para assegurar que cada licitação agendada ocorra com sucesso, o planejamento estratégico é essencial. A direção de compras deve realizar o que é conhecido como definição do escopo ou trabalho de pré-compras para assegurar que as ações que eles realizam são apropriadas para atender aos requisitos e condições de negócios comerciais nesse período. Estas etapas exigem o envolvimento com o mercado, e usuários finais e partes interessadas, para assegurar que o trabalho planejado atinja os seus resultados desejados.
1. Análise de mercado
Antes de elaborar um plano de compras, é fundamental que o comprador tenha um sólido entendimento da dinâmica do mercado no setor no qual está buscando adquirir o trabalho.
Isso significa se envolver com o mercado para entender a concorrência nesse mercado. Os fatores a serem levados em conta incluem analisar se o mercado do setor está atravessando um período de crescimento, declínio ou estagnação.
A análise de mercado pode ser demorada, intensa em termos de recursos e cara.
Uma abordagem alternativa, mais rápida e mais econômica para os compradores no setor de Utilidades é utilizar uma plataforma de pré-qualificação como a UVDB ou Building Confidence, que são fornecidas pela Achilles. Elas permitem que os profissionais de compras pesquisem e identifiquem o potencial e capacidade disponíveis no mercado. Os compradores também podem usar um Qualification System Notice (QSN) para atrair novos participantes do mercado para desenvolver o mercado.
2. Análise de gastos
Sem visibilidade dos dados de gastos, torna-se difícil analisar com precisão os produtos e serviços que foram adquiridos historicamente e, portanto, torna-se mais difícil prever as compras futuras com precisão.
Essencialmente, a análise de gastos é o processo para analisar o gasto histórico não relacionado a salários da organização. A análise divulgará questões relativas à visibilidade dos gastos, cumprimento e controle de contratos.
É importante que a análise de gastos promova o alinhamento da estratégia de sourcing de compras com a estratégia corporativa comercial, com ambas trabalhando com a mesma visão.
A direção de compras precisa assegurar que a análise de gastos fundamente todas as estratégias de sourcing futuras para assegurar que os próximos contratos alavanquem benefícios significativos para a organização, agregue valor e permita reconhecer áreas nas quais economias e inovações possam ser obtidas
3. Análise de necessidades
É importante identificar a ‘necessidade’ e não o ‘desejo’, garantindo um entendimento claro, e obter o consenso para o contexto.
Todos os membros da equipe precisam estar de acordo em relação às motivações por trás da direção de compras para assegurar que todas as partes relevantes estejam adequadamente envolvidas com o projeto. Isso significa reunir um grupo de partes interessadas multidisciplinar e entender claramente a sua relação com o projeto pretendido, e suas características e insumos relevantes.
Para resumir, é importante que as organizações de compras se lembrem de que o planejamento de compras bem-sucedido significa combinar o conhecimento do mercado com a demanda por meio de análises.
Na Achilles, podemos ajudá-lo no seu planejamento de compras, por meio de cursos de treinamento, consultoria ou entrada em uma das nossas comunidades para ajudá-lo com a sua pesquisa de mercado.
Para saber mais sobre como podemos ajudar a sua organização, entre em contato conosco hoje mesmo.
