COVID-19 – nyttige tips til leverandør i COVID-19-krisen

Article by Achilles

Kort oppsummert:

  • Innkjøpsorganisasjoner som bruker Achilles-basene har gjort hyppigere oppslag i basen den seneste tiden enn tidligere – mye tider på økt bruk som følge av behov for alternative forsyningskjeder.
  • Over 30 % av leverandørene i Achilles-basen kan være økonomisk utsatt når det gjelder over 200 av Achilles’ produkt- og tjenestekoder dersom inntjeningen påvirkes negativt i 6 måneder eller lengre.
  • Enkelte innkjøpsorganisasjoner fremskynder nå betalingsfrister og løsner på tilbakeholdt betaling for å lette kontaktsituasjonen for leverandørbedrifter.

 

Det er ikke til å komme forbi at dette er en spesiell tid. Mange bedrifter fokuserer nå hovedsakelig på å holde virksomheten i gang – å overleve. Forsyningskjedene må være fleksible og leve med at etterspørselen og arbeidsforholdene har forandret seg dramatisk. Achilles’ mål er å sørge for at vi på en effektiv måte knytter sammen innkjøpere og leverandører for å sikre forretningskontinuitet hvor det er mulig.

Mange innkjøpsorganisasjoner iverksetter tiltak for å sikre forsyningskjeden. Innkjøpere identifiserer kritiske leverandører og produkter og tjenester, og innfører kontinuitetsplaner for å bidra til at leverandørkjedene overlever denne krisen.

Det finnes noen åpenbare tiltak du kan iverksette for å bidra til at virksomheten opprettholder ordretilgangen og en best mulig kontantstrøm:

  1. Samarbeid: Vær proaktiv og henvend deg til innkjøpere for å finne ut hva de gjør med hensyn til betingelser (for eksempel betalingsbetingelser).
  2. Sett deg inn i kontraktene: Kartlegg force majeure-klausuler i kontraktene, og om COVID-19 anses som tilstrekkelig til å utløse disse.
  3. Vær synlig: Sørg for at så mange relevante innkjøpere som mulig ser dere og produktene og tjenestene dere leverer.

 

Samarbeid

I følge våre undersøkelser kan det antas at over 3800 leverandører i det globale nettverket vårt har en finansiell styrke som tilsier at de kan få problemer med å oppfylle økonomiske forpliktelser. Dersom COVID-19 tiltakene i markedene opprettholdes, er det sannsynlig at det kan lede til kontantstrømproblemer hvis inntektene blir betydelig påvirket i en periode på seks måneder eller mer.

I tillegg er mange av leverandørene i Achilles-nettverket små og mellomstore bedrifter. Faktum er at nesten 56 % av leverandørene i nettverket i de mest berørte områdene er mikrobedrifter eller små bedrifter. Mange av disse leverandørene vil ha behov for hjelp til å komme seg gjennom krisen. Over 4000 leverandører i Achilles-nettverket tilbyr bare ett produkt eller én tjeneste, og er derfor særlig utsatt ved nedstengning eller stopp i etterspørselen. Vi tilrettelegger for å at innkjøpsorganisasjonene får innsikt i dette, og dermed kunne ta grep for å sikre kontinuiteten i forsyningskjeden.

I disse utfordrende tidene er det avgjørende at finansielle midler fortsetter å flyte inn i forsyningskjeden. Det kan virke fornuftstridig, men det verste innkjøpsorganisasjoner kan gjøre er å begrense kontantstrømmen, da det vil legge et ekstra press på leverandørkjedene. Et alternativ – som flere innkjøpsorganisasjoner nå iverksetter – er å sette kortere betalingsbetingelser, slik at kontantstrømmen styrkes. Mange innkjøpsorganisasjoner har videre klausuler i avtalene som gjør at en del av kontraktsverdien holdes tilbake frem til fullført leveranse. Denne policyen ser vi at flere nå «myker opp», slik at det frigjøres kontantstrøm tidligere i leveransen. Dette er eksempel på forhold som du som leverandør med fordel kan drøfte i dialog med kontraktspart.

Lenker til relevante ressurser om dette temaet er lagt ut på Achilles’ COVID-19-nettside.

Sett deg inn i kontraktsbetingelsene

En rekke force majeure-krav har blitt fremsatt siden begynnelsen av koronaviruskrisen (force majeure-klausuler er kontraktsvilkår som endrer de juridiske forpliktelsene i kontrakten når en uforutsett, ekstraordinær hendelse eller ekstraordinære omstendigheter hindrer én eller alle partene i kontrakten i å oppfylle disse forpliktelsene).

Enkelt sagt betyr det at virksomheten  – hvis den ikke er i stand til å oppfylle de kontraktsfestede forpliktelsene på grunn av COVID-19-pandemien – kan bli løst fra disse vilkårene. Hvorvidt COVID-19 kan anses som force majeure fra et kontraktsmessig perspektiv, avhenger av hvordan klausulen er formulert.

Avhengig av ordlyden kan slike klausuler ha en rekke ulike konsekvenser. De kan frita den berørte parten fra å levere i henhold til vilkårene i kontrakten. Eller de kan frita den berørte parten fra leveringsforpliktelser og gi dem rett til utsettelse. De kan også gi den berørte parten rett til å si opp kontrakten.

Vi har lagt ut en rekke lenker på COVID-19-nettstedet for å hjelpe med å navigere i veiledningene om force majeure-klausuler.

Vær synlig i markedet

Mange innkjøpsorganisasjoner står overfor forsyningsforstyrrelser. Som en konsekvens ser de aktivt etter alternative forsyningskilder. For enkelte innkjøpsorganisasjoner har forstyrrelsene ført til at innkjøpsaktiviteten har stoppet helt opp, men det er også tegn på at innkjøpere gjør flere søk i Achilles-nettverkene nå enn normalt. Størstedelen av dette er drevet av organisasjonenes behov for å identifisere alternative forsyningskilder.

I lys av dette kan det derfor være fornuftg å synliggjøre tydelig og klart produktene og tjenestene som virksomheten tilbyr i Achilles-basen, slik at man når ut til markedene med riktig budskap. Det søkefilteret som brukes oftest av innkjøpsorganisasjonene – i tillegg til selskapsnavn – er produkter og tjenester. Derfor er det avgjørende at produktene og tjenestene du har valgt, er riktige og oppdaterte.

Vi samarbeider med innkjøpsorganisasjonene med å tilrettelegge for fleksibilitet i registrerings- og kvalifikasjonsprosessen. Dersom din virksomhet har konkrete utfordringer med innsendelse av dokumentasjon eller informasjon, eller andre faktorer, kan du kontakte oss slik at vi sammen kan finne en løsning på situasjonen.

Eksempel på annen informasjon som søkes opp kan være forsikringsdokumentasjon, dokumentasjon på styringssystem, revisjoner og etterlevelse. Av den grunn er det viktig å holde også dette oppdatert.

Når det gjelder revisjonstjenestene, så fortsetter vi å levere disse også i disse dager. I områder med restriksjoner så foretar vi «virtuelle revisjoner» – eksempelvis med bruk av videointervjuer i stedet for å gjennomføre disse på plass. Andre praktiske forhold er også tilpasset – ta kontakt for mer informasjon dersom din virksomhet er aktuell for revisjon.



Få flotte innsiktsartikler i innboksen din hver måned

Abonner