Centralización del proceso de preselección y gestión de contratistas para la farmacéutica Takeda – caso de estudio práctico de Achilles

Article by Achilles

Takeda necesitaba una forma de centralizar su proceso de preselección y gestión de contratistas en su organización heredada de Shire, que empleaba distintos procesos y niveles de supervisión en más de 11 sedes distribuidas por siete países, y Achilles unificó la experiencia de calificación de los contratistas para facilitar a cada sede una lista exhaustiva y actualizada de aquellos de alto riesgo.

Takeda es una de las principales empresas farmacéuticas del mundo, con instalaciones repartidas por todo el mundo, miles de contratistas y proveedores, y en torno a 30,000 empleados.

La empresa acudió a Achilles para que le ayudara a centralizar sus datos, procesos y procedimientos de preselección en un único modelo normalizado que pudiera utilizarse en las 11 sedes de ex Shire (Takeda compró Shire a principios de 2019).

El desafío
Con una lista de más de 7,000 contratistas en las 11 sedes, Takeda afrontó el enorme desafío de garantizar que todos los que trabajaban en sus instalaciones tuvieran calificación y certificación, y estuvieran sometidos a una supervisión adecuada. Cada centro era responsable de gestionar y preseleccionar a sus contratistas, con lo que se utilizaban normas, sistemas y metodologías diversos.

También había un gran nivel de incertidumbre en torno a la cifra de 7,000 contratistas. Dada la gran cantidad de datos incorrectos, ninguno de los centros heredados de Shire podía afirmar con seguridad que tuviera una lista exhaustiva y actualizada de sus contratistas de alto riesgo. Esto dificultó la tarea de mantener una vigilancia centralizada del cumplimiento de las exigentes normas de seguridad y supervisión de la empresa en la diversa variedad de actividades que acontecían a diario en los centros.

Takeda eligió a Achilles como socio situado en el Reino Unido capaz de ofrecer soluciones flexibles. También valoró la experiencia y los conocimientos amplios y contrastados de Achilles en cuanto a preselección, que sirven de ayuda para que las empresas acaben con el aislamiento de los datos y unan sistemas dispares en un todo normalizado y eficaz. Esta experiencia resultaría ser de un valor incalculable al comenzar el proyecto.

El proceso
El nuevo proceso de preselección estaría compuesto de dos fases. Todos los contratistas que trabajaran en cualquiera de las sedes de ex Shire tendrían que someterse obligatoriamente a la primera fase, mientras que la segunda fase tendrían que completarla solo aquellos que tuvieran una clasificación de alto riesgo. La primera prioridad fue garantizar la existencia y la eficacia de las preguntas de la primera fase. La segunda fase sería más complicada, ya que necesitaría la participación de la comunidad de servicios y conseguir la implicación de otros compradores. Pero se alcanzó un acuerdo con relativa rapidez.

El equipo también tuvo que introducir una gama de códigos nuevos de mercancías que los contratistas tendrían que asociar a sus actividades. La flexibilidad y adaptabilidad del sistema de Achilles conllevan que Takeda nunca tenga que conformase con opciones limitadas y pueda seguir evolucionando el sistema.

Achilles también necesitaba obtener todos los datos de los contratistas de las sedes. Dada la diversidad de metodologías de gestión de contratistas y datos que se utilizaban en las 11 sedes, el personal de alguno de ellas era capaz de responder rápidamente con datos bien organizados mientras que, en otros, tenían dificultades para hacerlo.

El sistema estaba listo para comenzar a implantarse transcurridos cinco meses. Más adelante, la tarea principal será conseguir que todos los contratistas se registren y estén en el sistema. Las distintas tasas de implicación de cada sede, los altos índices de reemplazo de contratistas y la reticencia de algunos a pagar una suscripción a Achilles seguirán siendo los mayores desafíos actualmente.

Los resultados
Tras la fase inicial de implantación de la solución, el equipo de Takeda puede identificar un número de éxitos iniciales.

Por primera vez, las 11 sedes de ex Shire están comenzando a elaborar una lista con sus contratistas de alto riesgo. Esto les está permitiendo operar con confianza sabiendo que las personas que trabajan en sus sedes cuentan con la capacidad, la experiencia y la certificación necesarias para hacerlo de un modo seguro y eficaz. Anteriormente no poseían este tipo de datos específicos.

Disponer de un sistema de preselección normalizado en todas las sedes es otro desafío de grandes magnitudes, que promete reducir la complejidad de la tarea de gestionar a los contratistas. Con todos los contratistas inmersos en la primera fase del proceso de preselección de Achilles, y la necesidad de que los contratistas de alto riesgo superen una segunda fase, la empresa puede estar segura de que todos los que trabajen en sus sedes se someterán a ese proceso, que también ha permitido al equipo eliminar a más de 300 contratistas del sistema, bien porque no debían estar ahí o bien porque sus datos eran incorrectos.

«Gracias a la flexibilidad que ofrecen las soluciones de Achilles y al compromiso de sus equipos, fuimos capaces de pasar de una situación en la que contábamos con procesos dispares en 11 sedes y siete países, a poseer información coherente, correcta y exhaustiva de los contratistas. Abarcamos más de 1,300 contratistas, y estamos realmente satisfechos de ver que la información del 70% de todos ellos ya está disponible a través de Achilles.
Con Achilles como socio, estoy seguro de que el sistema que hemos puesto en práctica solo puede mejorar en el futuro».
Simon Garrett, director mundial de seguridad de Takeda



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