Takeda avait besoin d’un moyen de centraliser la gestion de ses contractants et le processus de préqualification dans son ancienne organisation Shire. Avec différents processus et niveaux de supervision utilisés sur 11 sites distincts dans sept pays, Achilles a unifié l’expérience de qualification des entrepreneurs pour donner à chaque site une liste complète et à jour de ses entrepreneurs à haut risque.
Takeda est l’une des principales entreprises pharmaceutiques au monde, avec des sites dans le monde entier, des milliers de sous-traitants et de fournisseurs et environ 30 000 employés.
L’entreprise a fait appel à Achilles pour l’aider à centraliser ses données, ses processus et sa préqualification dans un modèle unique et standardisé qui pourrait être utilisé dans les 11 sites hérités de Shire (Takeda a racheté Shire au début de l’année 2019).
Défi
Avec plus de 7 000 entrepreneurs répertoriés sur les 11 anciens sites, Takeda a dû relever un défi de taille pour s’assurer que toutes les personnes travaillant sur ses sites étaient qualifiées, certifiées et correctement supervisées. Chaque site était responsable de la gestion et de la préqualification de ses entrepreneurs, ce qui signifie qu’une série de normes, de systèmes et de méthodologies étaient utilisés.
Le chiffre de 7 000 contractants est également entouré d’une grande incertitude. En raison du grand nombre de données inexactes, aucun des anciens sites de Shire ne pouvait affirmer en toute confiance qu’il disposait d’une liste complète et actualisée de ses contractants à haut risque. Il était donc difficile de maintenir un contrôle central sur le respect des normes élevées de sécurité et de supervision de l’entreprise dans le cadre des diverses activités menées quotidiennement sur les sites.
Takeda a choisi Achilles comme partenaire basé au Royaume-Uni qui pouvait offrir des solutions flexibles. Ils ont également apprécié l’expérience et les connaissances approfondies et éprouvées d’Achilles en matière de préqualification, en aidant les entreprises à briser les silos de données et à rassembler des systèmes disparates en un ensemble standardisé et efficace. Cette expérience s’est avérée précieuse au moment de lancer le projet.
Processus
La nouvelle procédure de préqualification se déroulera en deux étapes. La première étape serait une exigence obligatoire pour tous les entrepreneurs travaillant sur l’un des anciens sites, tandis que la deuxième étape ne devrait être réalisée que par ceux qui sont classés comme présentant un risque élevé. La première priorité était de s’assurer que les questions de la première étape étaient en place et efficaces. La deuxième étape serait plus difficile, car elle nécessiterait la participation de la communauté des services et l’adhésion d’autres acheteurs. Mais un accord a été trouvé assez rapidement.
L’équipe a également dû introduire une série de nouveaux codes de produits que les entrepreneurs devaient faire correspondre à leurs activités. La flexibilité et l’adaptabilité du système Achilles permettent à Takeda de ne jamais se contenter d’options limitées et de continuer à faire évoluer le système.
Achilles devait également obtenir toutes les données des entrepreneurs sur les sites. La diversité des contractants et des méthodes de gestion des données utilisées dans les 11 sites signifie que le personnel de certains sites a été en mesure de répondre rapidement avec des données bien organisées, tandis que d’autres ont éprouvé des difficultés.
Le système était prêt à être déployé au bout de cinq mois. À l’avenir, la tâche principale consistera à enregistrer tous les entrepreneurs et à les intégrer au système. Les différents taux d’engagement de chaque site, les taux élevés de rotation des contractants et la résistance de certains à l’obligation de payer un abonnement à Achilles continueront à poser des problèmes.
Résultats
Après la phase initiale de déploiement de la solution, l’équipe de Takeda peut identifier un certain nombre de succès précoces.
Pour la première fois, les 11 sites de Shire commencent à dresser une liste de leurs sous-traitants à haut risque. Cela leur permet d’opérer en toute confiance, sachant que les personnes travaillant sur leurs sites ont les capacités, l’expérience et les certifications nécessaires pour travailler de manière sûre et efficace. Ce type de données concrètes n’était pas disponible auparavant.
La mise en place d’un système de préqualification normalisé sur tous les sites constitue un autre changement important, qui promet de rendre la gestion des contractants moins complexe. Chaque entrepreneur passant par la première étape du processus de préqualification Achilles et les entrepreneurs à haut risque étant également tenus de passer par la deuxième étape, l’entreprise peut être sûre que toutes les personnes présentes sur ses sites devraient y être. Le processus a également permis à l’équipe de supprimer plus de 300 entrepreneurs du système, soit parce qu’ils n’auraient pas dû y figurer, soit parce que les données étaient inexactes.
“Grâce à la flexibilité offerte par les solutions Achilles et à l’engagement de leurs équipes, nous avons pu passer de processus disparates sur 11 sites et 7 pays à des informations cohérentes, précises et complètes sur les entrepreneurs. Nous avons lancé le projet auprès de plus de 1 300 entrepreneurs et nous sommes très heureux de constater que les informations relatives à 70 % de nos entrepreneurs sont désormais disponibles par l’intermédiaire d’Achilles. Avec Achilles comme partenaire engagé, je suis sûr que le système que nous avons mis en place ne fera que s’améliorer à l’avenir.
Simon Garrett, responsable mondial de la sécurité chez Takeda
