En Achilles entendemos que los contratistas desempeñan un papel esencial en garantizar la continuidad, la seguridad y el cumplimiento normativo dentro de las operaciones de nuestros clientes. Por ello, es fundamental contar con claridad sobre los requisitos, gestionar correctamente la documentación en la plataforma y atender oportunamente las alertas.
A continuación, encontrarás las preguntas más frecuentes para ayudarte a completar tus procesos en Controlar de manera simple, eficiente y conforme a las exigencias de cumplimiento del cliente.
Acceso a la Plataforma
¿Es posible acceder a la plataforma sin tener contratos activos?
- No. La plataforma solo te permitirá ingresar cuando tienen contratos activos.
Si olvidé mis credenciales o necesito crear mi usuario. ¿Qué debo hacer?
- Si eres contratista nuevo, recibirás un correo automático con el enlace para crear tu clave.
- Si olvidaste tu contraseña o no recibiste el correo, ingresa a: https://controlar.achilles.com
Luego selecciona “He olvidado mi contraseña” y sigue las instrucciones que recibirás en tu correo registrado.
Carga Documental
¿Qué debo hacer si no aparece el ícono de la flecha para cargar los documentos?
- Si eres contratista principal, contacta a soporte para revisar los permisos de tu perfil.
- Si gestionas subcontratistas, debes ingresar al perfil de cada subcontratista para subir su documentación. No es posible cargar documentos de subcontratistas desde el perfil del contratista principal.
¿Cuáles son los documentos requeridos?
- En el módulo Biblioteca, carpeta 1, encontrarás la “Matriz Estándar Documental del cliente”, donde se detalla el contenido requerido para cada documento.
Si necesitas más información, puedes consultar directamente con el responsable del contrato.
Gestión Documental
¿Cómo sé si un documento está cargado, pendiente de validar o rechazado?
- Cuando subes un documento, aparecerá un mensaje indicando que está en proceso de validación, junto con la fecha de carga.
- Si el documento es rechazado, recibirás un correo con el motivo del rechazo, para que puedas corregirlo y volver a subirlo.
¿Qué documentos debo presentar si soy una empresa o persona extranjera?
- Puedes consultar la Matriz Documental disponible en la Biblioteca de Controlar, donde se indican los documentos aplicables según tu tipo de empresa.
¿Cómo se configuran los semáforos de cumplimiento?
- Los semáforos se configuran según los requisitos documentales y las vigencias establecidas por el cliente, los cuales están especificados en la Matriz Documental.
¿Qué significa que un semáforo esté en color naranja/amarillo?
- Indica que el documento es válido, pero está próximo a vencer, por lo que debes actualizarlo pronto para mantener tu cumplimiento al día.
¿Cuál es el tiempo de validación de los documentos?
- Depende de lo establecido contractualmente con el Buyer y puede oscilar entre 24, 48, 72 y 96 horas.
Gestión de Contratos
¿Cuáles son los criterios para cerrar un contrato?
- Contratos principales: el responsable designado por el cliente debe solicitar el cierre por correo, indicando número de contrato y nombre de la empresa.
- Subcontratistas: el contratista principal puede solicitar el cierre por correo.
- Cierre automático: el sistema cerrará el contrato tres semanas después de la fecha de término registrada.
¿Puedo solicitar reabrir un contrato que ya fue cerrado?
Sí.
- Contratos principales: el responsable designado por el cliente debe enviar una solicitud a Achilles, indicando número y nombre del contrato y la nueva fecha de término.
- Subcontratistas: se debe actualizar el formato de subcontratación con todas las firmas correspondientes.
Estados y Reportes
¿Qué significan las barras grises en los reportes de estado?
- Indican que no existen recursos asociados al contrato (trabajadores, maquinaria o vehículos).
Controlar es una herramienta diseñada para facilitar el cumplimiento de los requisitos de tus contratos, aportar visibilidad sobre tu estado documental y ayudarte a anticiparte a posibles incidencias. Mantener la información actualizada y atender las alertas a tiempo no solo agiliza la gestión operativa, sino que también contribuye a una relación más fluida y transparente con tus clientes.
Si tienes dudas o necesitas apoyo adicional, el equipo de soporte de Achilles está disponible para ayudarte y acompañarte durante todo el proceso.
