5 errori frequenti da evitare durante le procedure di prequalificazione dei fornitori

Article by Achilles

I fornitori che intendono aderire a una delle community Achilles sono tenuti a compilare un questionario di prequalificazione. Solo così possono accedere alla piattaforma che abbiamo ideato per agevolare la collaborazione tra acquirenti e fornitori, consentendo ai primi di gestire e ridurre i rischi, e ai secondi di ottenere maggiore visibilità nel proprio settore.

Il questionario di prequalificazione, leggermente diverso a seconda della community, prende in esame aspetti disparati, compresi salute, sicurezza e ambiente, responsabilità sociale d’impresa, solidità finanziaria e conformità normativa. Le aziende acquirenti possono avvalersi di tutte le informazioni raccolte con questo processo per ridurre i rischi a cui sono esposte.

questionari di prequalificazione devono essere completati una sola volta per ciascuna community a cui la tua azienda intende aderire, consentendoti così di risparmiare tempo, denaro e risorse, soprattutto se li compili subito correttamente.

Per aiutarti a farlo, Tom Robinson, Operations manager Regno Unito e Irlanda per Achilles, ha elencato cinque errori comuni da evitare nella compilazione dei questionari di prequalificazione Achilles.

Inserire informazioni sbagliate

Gli acquirenti desiderano informazioni chiare, accurate e convalidate sui propri fornitori, per assicurare il rispetto delle normative vigenti e ridurre al minimo i rischi non solo sul piano economico, ma anche per la reputazione e l’operatività dell’azienda. Nell’ambito delle procedure di prequalificazione, al fornitore potrebbe essere chiesto di caricare documenti come la polizza del datore di lavoro, l’assicurazione di responsabilità civile e l’assicurazione cantiere.

Occorre dimostrare di avere sottoscritto queste polizze, e che sono in corso di validità. Inoltre, i fornitori spesso commettono errori nel compilare i campi con informazioni sulle assicurazioni stipulate. Bisogna indicare la data di scadenza della polizza e altri dettagli, come il massimale.

Un’altra sezione del questionario di prequalificazione è dedicata alla gestione della qualità e alla salute e sicurezza. Tra i requisiti, per esempio, c’è quello di caricare i certificati ISO 9001 e ISO 14001 qualora si dichiari che la propria organizzazione sia accreditata secondo questi standard.

Anche in questo caso bisogna avere cura di compilare i campi relativi ai documenti caricati, indicando, per esempio, la loro data di scadenza.

Se queste informazioni non vengono inserite correttamente la prima volta o se i documenti non vengono caricati nel formato corretto, il processo di convalida richiederà molto più tempo, e la tua organizzazione dovrà attendere prima di cominciare a essere selezionata per gare d’appalto nella sua community di appartenenza.

Ricordare di rispondere alle domande specifiche per cliente

È importante anche ricordarsi di rispondere a eventuali domande specifiche per cliente presenti all’interno della community. Achilles consente agli acquirenti di confrontare le valutazioni dei fornitori con gli standard della propria azienda, utilizzando le informazioni che mette a disposizione. La nostra soluzione permette agli acquirenti di indicare la conformità dei fornitori e conferire loro lo status di “Fornitore approvato”, agevolando così il lavoro del team addetto alla gestione dell’approvvigionamento e dei contratti.

Si tratta di una preziosa opportunità per godere di maggiore visibilità presso determinati acquirenti, tuttavia a molti nuovi clienti questa sezione sfugge, perché viene spuntata quando si effettua il primo accesso. È importante anche ricordarsi di aggiornare i dati forniti in questa sezione del questionario, che resterà spuntata anche se contiene dati obsoleti. Una piccola accortezza che può fare la differenza!

Discrepanze nei dati finanziari

Achilles ricorre ad aziende terze, come la società di controllo del credito Equifax, per raccogliere informazioni finanziarie sui fornitori durante il processo di prequalificazione. Pertanto, la tua organizzazione non dovrà necessariamente ricostruire nel dettaglio i conti economici degli anni precedenti e la posizione finanziaria attuale.

Tuttavia potrebbe essere necessario fornire una sintesi del conto economico o ulteriori informazioni finanziarie, in quanto Achilles si accerterà che non vi siano discrepanze e, se dovessero emergere, chiederà delucidazioni.

Aggiornare i dati è semplice, ma all’azienda conviene fornire subito le informazioni finanziarie corrette e un resoconto accurato dei risultati economici.

Fornire informazioni incomplete sui contratti vinti

Un’altra sezione che spesso crea qualche problema ai fornitori è quella sui dettagli dei contratti vinti in passato,

anche se l’azienda dovrebbe avere tutto l’interesse a compilarla accuratamente. In questa sezione l’azienda può fornire dettagli sulle esperienze maturate, illustrando agli acquirenti i progetti curati in passato.

Per ogni contratto vinto occorre specificare tempistiche precise, e sta all’azienda assicurarsi che tutte le informazioni fornite siano corrette. Un aspetto che è bene non sottovalutare, perché potrebbe pregiudicare la possibilità di essere selezionati per un contratto futuro.

Fornire dati di contatto troppo generici

Infine, bisogna fare attenzione a non fornire dati di contatto troppo generici.

La maggior parte delle persone ha più di un indirizzo e-mail, ma è importante fornire quello più diretto durante le procedure di prequalificazione. In tal modo, sarà più facile per gli acquirenti mettersi in contatto per discutere di possibili opportunità, e i tempi della gara d’appalto si accorceranno.

Se si indicano recapiti errati o indiretti, aumenta il rischio di perdere informazioni importanti e preziose opportunità, soprattutto quando ci sono scadenze strette da rispettare per le risposte.

È sempre meglio evitare gli errori, ma con il sistema di prequalificazione di Achilles per i fornitori è facile correggerli. Basta poco per modificare le risposte e inviarle nuovamente per la convalida. Tuttavia, è importante ricordare che ogni volta che un’azienda non supera il processo di convalida, significa che non ha fatto leva sulla propria offerta chiave di prodotti o servizi.

 



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