Fünf häufige Fehler, die es bei der Präqualifizierung von Lieferanten zu vermeiden gilt

Article by Achilles

Alle Lieferanten, die einer Achilles-Gemeinschaft beitreten möchten, müssen zunächst einen Präqualifizierungsfragebogen ausfüllen. Diese Gemeinschaften bieten Einkäufern und Lieferanten eine Plattform für Zusammenarbeit, die Einkäufern hilft, Risiken zu verwalten und zu mindern, während sie Lieferanten eine größere Marktreichweite in ihrem Sektor verschafft.

Der Präqualifizierungsfragebogen, der je nach Gemeinschaft leicht variiert, deckt die unterschiedlichsten Bereiche ab, darunter Arbeitsschutz und Umwelt, unternehmerische Gesellschaftsverantwortung, finanzielle Entwicklung und regulatorische Compliance. Einkaufsorganisationen können die während des Prozesses gesammelten Informationen nutzen, um ihre Risikoexposition zu mindern.

Für jede Gemeinschaft, der Ihr Unternehmen beitreten möchte, müssen Sie nur einmal einen Präqualifizierungsfragebogen ausfüllen. So sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen – besonders dann, wenn Sie auf Anhieb alles richtig machen.

Um Ihnen dabei zu helfen, hat Tom Robinson, Operations Manager für Großbritannien und Irland bei Achilles, fünf häufige Fehler beschrieben, die Unternehmen beim Ausfüllen ihres Achilles-Präqualifizierungsfragebogens vermeiden sollten.

Eingabe fehlerhafter Informationen

Einkäufer wünschen sich saubere, korrekte und validierte Daten über ihre Lieferanten, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen und die Risiken für ihre Marke in Bezug auf Reputation, Finanzen oder die rechtliche Position zu minimieren. Im Rahmen des Präqualifizierungsprozesses kann Ihr Unternehmen aufgefordert werden, bestimmte Dokumente, wie zum Beispiel Nachweise zu Arbeitgeberhaftpflichtversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung und Bauversicherungspolicen, hochzuladen.

Dabei geht es nicht nur darum, die Existenz dieser Versicherungen nachzuweisen, sondern auch zu belegen, dass sie gültig sind. Lieferanten versäumen es außerdem häufig, alle mit diesen Nachweisen verbundenen Felder korrekt auszufüllen. So müssen Sie beispielsweise das Ablaufdatum Ihrer Police und weitere Details, wie die Deckungssumme, eingeben.

Ein weiterer Abschnitt des Präqualifizierungsfragebogens ist dem Qualitätsmanagement und dem Arbeitsschutz gewidmet. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Zertifizierungen nach ISO 9001 und ISO 14001 angibt, müssen auch die entsprechenden Nachweise hochgeladen werden.

Auch hierbei müssen Sie darauf achten, die spezifischen Felder für diese hochgeladenen Dokumente, wie z. B. das Ablaufdatum der Dokumente, auszufüllen.

Wenn diese Angaben beim ersten Mal nicht korrekt eingegeben oder die Dokumente nicht im richtigen Format hochgeladen werden, dauert der Validierungsprozess erheblich länger. Dadurch verzögert sich auch der Zeitpunkt, zu dem Ihr Unternehmen für Ausschreibungen in der Gemeinschaft ausgewählt werden kann.

An das Beantworten kundenspezifischer Fragen denken

Sie sollten auch daran denken, alle kundenspezifischen Fragen zu beantworten, die in der Gemeinschaft verfügbar sind. Achilles ermöglicht Einkäufern die Nutzung dieser Informationen, um Lieferantenbewertungen im Vergleich zu ihren Unternehmensstandards zu verwalten. Mithilfe unserer Lösung können Einkäufer die Compliance des Lieferanten dokumentieren und den Status „Zugelassener Lieferant“ vergeben, um die Aktivitäten des Beschaffungs- und Vertragsmanagementteams eines Einkäufers zu unterstützen.

Dies stellt für bestimmte Einkäufer eine großartige Chance dar, ihre Marktreichweite auszudehnen. Viele neue Kunden übersehen diesen Abschnitt jedoch, da er bei der ersten Anmeldung bereits aktiviert ist. Denken Sie auch daran, die Angaben in diesem Abschnitt der Fragebögen regelmäßig zu aktualisieren, denn der Abschnitt bleibt auch dann aktiviert, wenn er veraltete Informationen enthält. Es lohnt sich also, an diesen kleinen Fallstrick zu denken.

Unstimmigkeiten in den Finanzinformationen

Bei Achilles arbeiten wir mit externen Finanzdienstleistern, wie z. B. Equifax, zusammen, um im Rahmen des Präqualifizierungsprozesses Finanzinformationen zu den Lieferanten zusammenzutragen. Deshalb ist es nicht unbedingt erforderlich, dass Ihr Unternehmen eine detaillierte Historie seiner Konten und Informationen zu seiner aktuellen Finanzlage vorlegt.

Möglicherweise werden Sie jedoch aufgefordert, eine Zusammenfassung Ihrer Konten oder zusätzliche Finanzinformationen bereitzustellen, da Achilles sorgfältig nach Unstimmigkeiten sucht und gegebenenfalls um Klärung bittet.

Obwohl sich die Informationen einfach aktualisieren lassen, ist es für Ihr Unternehmen am besten, wenn die Finanzdaten und eine Zusammenfassung der Konten gleich beim ersten Mal korrekt bereitgestellt werden.

Unvollständige Angaben zu Vertragsreferenzen

Informationen zu Vertragsreferenzen sind ein weiterer Bereich, in dem es den Lieferanten oft schwerfällt, beim ersten Mal alles richtig zu machen.

Dabei könnte man argumentieren, dass die Bereitstellung korrekter Informationen in diesem Bereich für Ihr Unternehmen besonders wichtig ist. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre bisherigen Erfahrungen zu beschreiben und den Einkaufsorganisationen mitzuteilen, an welchen anderen Projekten Sie in der Vergangenheit gearbeitet haben.

Für jeden früheren Vertrag müssen klare Zeitangaben bereitgestellt werden, und es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Angaben korrekt sind. Wenn Sie dies nicht sicherstellen, könnte dies die Chancen Ihres Unternehmens, für einen zukünftigen Auftrag ausgewählt zu werden, beeinträchtigen.

Eingabe von zu unspezifischen Kontaktdaten

Der letzte Punkt auf unserer Liste ist die Eingabe von zu unspezifischen Kontaktdaten.

Heutzutage haben die meisten Menschen mehrere E-Mail-Adressen, unter denen sie erreichbar sind. Im Präqualifizierungsprozess sollte jedoch stets die direkteste E-Mail-Adresse angegeben werden. Dies erleichtert es Einkäufern, sich über potenzielle Gelegenheiten zu informieren und so schnell wie möglich mit dem Ausschreibungsprozess zu beginnen.

Wenn fehlerhafte oder indirekte Kontaktdaten angegeben werden, erhöht sich das Risiko, entscheidende Informationen zum Beispiel über eine Ausschreibung zu verpassen, insbesondere wenn die Antwortfristen knapp sind.

Natürlich ist es am besten, wenn es gar nicht erst zu Fehlern kommt, aber falls dies doch geschieht, können Lieferanten im Präqualifizierungssystem von Achilles eventuelle Fehler schnell korrigieren. Alle Antworten können leicht geändert und erneut zur Validierung gesendet werden. Sie sollten jedoch nicht vergessen, dass ein Unternehmen bei jedem fehlgeschlagenen Validierungsprozess von der Fokussierung auf sein Kernangebot abgelenkt wird.



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