Sich der neuen Normalität stellen: Top-Tipps von Beschaffungsexperten

Article by Achilles

Als Teil unserer Achilles-Lösung auf die globalen Unterbrechungen, die COVID-19 verursacht hat, führten wir eine COVID-19-Umfrage zur Geschäftskontinuität durch. Dabei wurden unsere Kunden befragten, wie ihre Unternehmen mit den Unterbrechungen in verschiedenen Geschäftsbereichen umgehen, darunter: Arbeitsschutz und Sicherheit, Umwelt und Nachhaltigkeit, Cyberrisiken und ethische Unternehmensführung. Eine beträchtliche Anzahl unserer Kunden hat an der Umfrage teilgenommen, so dass wir zu dem Schluss kommen konnten, dass in Bezug auf die Risikotransparenz und die bestehenden Pläne zur Risikominderung ein hohes Maß an Vertrauen besteht. Dies ist über Regionen und Sektoren hinweg weitgehend einheitlich.

Allerdings bleibt den Umfrageergebnissen zufolge noch einiges an Arbeit in Bezug auf Geschäftskontinuitätspläne und den richtigen Umgang mit Lieferketten zur Minimierung von Unterbrechungen zu leisten. Während 59% der Befragten mit ihren Lieferantenketten über die von ihnen ergriffenen Maßnahmen kommuniziert haben, befassen sich 30% nicht mit ihren Lieferanten über gezielte Empfehlungen.

Ein klares Leitmotiv ist die zentrale Bedeutung der Zusammenarbeit. Deshalb haben wir von unseren Kompetenzpartnern einige Anregungen eingeholt, wie und wo wir unsere Bemühungen zielgerichtet ausrichten können, und einige Erkenntnisse darüber gewonnen, wie die “neue Normalität” aussehen könnte.

Cybersicherheit, Ruby Pope, Head of Marketing and Strategy, Darkbeam

Die proaktive Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten, um sie vor Cyber-Bedrohungen zu schützen, bedeutet, dass Sie verstehen, was auf dem Spiel steht, den Grad des Cyber-Risikos in Ihrer Lieferkette abbilden und über die Ressourcen verfügen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, diese Risiken zu bewerten“, Ruby Rope

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Da das Arbeiten von zu Hause aus für viele Mitarbeiter zur neuen Normalität wird, führt dieser Trend zu einem rasanten Anstieg des Volumens von Cyberangriffen, die sensible Daten von Unternehmen weltweit gefährden. Der Blick über den Rahmen der Notfallpläne des eigenen Unternehmens hinaus ist entscheidend.

Die proaktive Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten, um sie vor Cyber-Bedrohungen zu schützen, bedeutet, dass Sie verstehen, was auf dem Spiel steht, den Grad des Cyber-Risikos in Ihrer Lieferkette abbilden und über die Ressourcen verfügen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, diese zu bewerten.

Die Partnerschaft von Achilles und Darkbeam zielt darauf ab, Beschaffungsteams dabei zu unterstützen, kritische Cyber-Bedrohungen in Echtzeit zu identifizieren und zu visualisieren, so dass Sie den Grad der Cyber-Risiken in Ihrer Lieferkette leicht abfragen und mit Ihren Lieferanten zusammenarbeiten können, um diese Risiken zu mindern, bevor ein Cyber-Angriff gestartet werden kann.

Risikomanagement und Geschäftskontinuität, Javier Caravantes, Chief Procurement Officer and Achilles Ambassador

Die neue Normalität lässt sich in zwei Worten zusammenfassen: Planung und Zusammenarbeit. Beide sind entscheidend, wenn es darum geht, Lieferanten zu variieren und auf unmittelbare Veränderungen der Lieferkettentrends vorbereitet zu sein“, Javier Caravantes

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COVID-19 wird ein “Vorher” und “Nachher” markieren, wenn es um das Risikomanagement in weltweiten Lieferketten geht. Unternehmen werden gezwungen sein, sich an neue digitale Lieferkettenmodelle anzupassen, die durch sichere Technologien für den Informationsaustausch, wie z.B. Blockchain, unterstützt werden.

Es ist heute wichtiger denn je, das mit einzelnen Lieferanten verbundene Risiko zu steuern. Dabei sollten Sie auf Lösungen setzen, die einen vollständigen Überblick über Ihren Lieferantenstamm bieten, verbunden mit der Möglichkeit, in Echtzeit auf eine ganze Reihe alternativer und qualifizierter Lieferanten zuzugreifen. Die neue Normalität lässt sich in zwei Worten zusammenfassen: Planung und Zusammenarbeit. Beides ist entscheidend, wenn es darum geht, Lieferanten zu diversifizieren und auf unmittelbare Veränderungen in den Trends von Lieferketten vorbereitet zu sein.

Finanzrisiken, Chris Robertson, CEO Creditsafe UK & Ireland

Es stimmt auch, dass die grundlegenden Finanzdaten nach wie vor unerlässlich sind. Einige solide Unternehmen werden mit erheblichen Liquiditätsengpässen zu kämpfen haben, aber es ist unwahrscheinlich, dass sie über Nacht verschwinden, und schlechte Unternehmen werden nicht plötzlich gut werden, nachdem ihnen ein befristetes staatliches Darlehen gewährt wurde“, Chris Robertson

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Genaue verwertbare Informationen über die Kreditdaten von Unternehmen sind ein wichtiges Werkzeug, um Unternehmen in die Lage zu versetzen, Gelegenheiten zu nutzen und das Risiko von Schuldforderungen zu mindern. Aber bedeutet die wirtschaftliche Herausforderung, die durch die Pandemie entsteht, dass Sie Ihren Vorgehensweisen ändern müssen?

Die gute Nachricht ist, dass die Grundlagen nach wie vor gelten und immer gelten werden. Wenn Sie einen neuen Kunden aufnehmen, kann er Sie dann pünktlich bezahlen? Wie stehen die Aussichten, dass diese untergehen, und wie sollte sich das auf die Bedingungen auswirken, zu denen Sie bereit sind, zu handeln? Die meisten Unternehmen haben ihren Handel während der Pandemie fortgesetzt, und die über sie gespeicherten Informationen sind nach wie vor gültig. Auch wenn wir die Daten des Handelsregisteramtes und der Gerichte nicht auf dem üblichen Weg erhalten, so erhalten wir doch jeden Monat Millionen von Zahlungsdatensätzen, die Aufschluss darüber geben, wie die Unternehmen ihre Rechnungen im Moment bezahlen. Nutzen Sie diese Informationen, um sich zu schützen.

Die Pandemie hat verschiedene Unternehmen auf unterschiedliche Weise getroffen, und es gibt keinen Einheitsansatz, wie Sie das daraus entstehende Risiko einschätzen können. Bei Creditsafe haben wir einen spezifischen Covid-19 Auswirkungsindex (Covid-19 Impact Score) entwickelt, der neben unserem zentralen Kredit-Score verwendet werden soll, um das Ausmaß der zusätzlichen finanziellen Belastung, der ein Unternehmen ausgesetzt sein kann, besser beurteilen zu können. Zusammen mit den anderen Elementen einer Kreditauskunft und Ihrem eigenen Kundenwissen können Sie ein vollständiges Bild des Risikos eines laufenden oder neuen Geschäfts aufstellen.

Wichtig ist, dass Sie nicht überreagieren, einen ruhigen Kopf bewahren, die Ihnen zur Verfügung stehenden Hilfsmittel nutzen, und wer weiß, vielleicht entdecken Sie neben dem Risikomanagement auch einige neue Geschäftsmöglichkeiten!

Arbeitsschutz- und Sicherheit, Robin Critchard, Senior SHE Advisor – Subsea and Marine at CNR International (UK) Ltd.

Die neue Normalität ist möglicherweise weder neu noch normal, sondern passt sich lediglich besser an die Arbeit mit dem Bekannten an“, Robin Critchard

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Die Notwendigkeit, sich anzupassen, hat z.B. beim HIRA-Verfahren (Hazard Identification and Risk Analysis) große Fortschritte gemacht. Eine bessere Planung und ein besseres Verständnis dafür, wer teilnehmen sollte, und eine angemessene Schwerpunktlegung auf die Risiken des Arbeitsbereichs haben dafür gesorgt, dass der Prozess nicht nur die damit verbundenen Gefahren, sondern auch die richtigen Maßnahmen erkennt, die von wem zu ergreifen sind.

Im Gegensatz dazu sehe ich nicht den gleichen Anpassungsgrad bei den internen Teams der Öl- und Gasbetreiber, die Fernprüfungen durchführen, was erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Effizienz und Wert bringen könnte. Die Unmöglichkeit, persönlich am Audit-Standort anwesend zu sein, sollte auf keinen Fall ein Unternehmen daran hindern, den Stand der Anforderungen zu verstehen, der erreicht werden soll. Vielmehr könnten sich daraus Möglichkeiten ergeben, zu verstehen, wo die Transparenz und Verfügbarkeit dieser Informationen verbessert werden sollte, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen.

Wir verstehen noch nicht wirklich, was die neue Normalität sein wird. Vielleicht ist es gar nicht neu, sondern eher ein Prozess oder eine Arbeitsweise, die vorher nicht vollständig umgesetzt und/oder nicht voll ausgeschöpft wurde (sei es durch Effizienz, Wert oder fehlende Investitionen). Es wird dann besser verstanden, akzeptiert und angenommen als Folge davon, wie wir uns anpassen mussten.

Umwelt und Nachhaltigkeit, Shaun McCarthy OBE, Chairman Supply Chain Sustainability School

Die Nachhaltigkeit ist in früheren Krisen in den Hintergrund geraten; trotzdem ist es nicht die gleiche Rolle, die sie in diesen beispiellosen Zeiten übernommen hat“, Shaun McCarthy OBE

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Das Nachhaltigkeitskonzept im Beschaffungswesen ist nicht neu. Mit der Veröffentlichung der ISO 20400 im Jahr 2017 wurde sie zu einer internationalen Norm kodifiziert. Sie gilt für alle Arten und Größen von Unternehmen aus allen Sektoren. Sie ergänzt sich gut mit Standards der ISO 26000 und ISO 14001 und beschreibt, wie man die Nachhaltigkeit über die Grenzen der eigenen Organisation hinaus und in die Lieferkette hinein angehen kann.
Die vier Standardabschnitte decken den strategischen Prozess ab. Beginnend mit den Grundlagen, ist es für Unternehmen notwendig, einen “Goldenen Faden” zwischen den organisatorischen Bestrebungen und den Erwartungen an Ihre Lieferkette zu schaffen. Der nächste Abschnitt, Politik und Strategie, beschreibt, wie man diese Anforderungen in verständliche Aussagen für die Lieferantenkette umsetzen kann. Dies wird oft in einem Grundsatzdokument oder einem “Charter” erklärt (ein Beispiel ist hier verfügbar).

Eine einheitliche Lösung eignet sich nicht für alle Fälle der Nachhaltigkeitsbeschaffung, und der nächste Teil dieses Standards befasst sich mit der Organisation Ihrer Beschaffungsfunktion. Entscheidend ist dabei das Verständnis dafür, Prioritäten zu setzen, und zu verstehen, welche Versorgungskategorien den größten Beitrag zu Ihren Nachhaltigkeitsrisiken und -möglichkeiten beitragen. Abschließend der Beschaffungsprozess selbst. Verfügen Sie über gute Beschaffungsprozesse, brauchen diese nicht wesentlich verändert zu werden. Sie brauchen nur Ihre Nachhaltigkeitsziele zu den zahlreichen angestrebten Zielen, die Sie durch eine gute Beschaffung erreichen wollen, hinzuzufügen. in paar Dinge, die zu beachten sind:
• Es kann notwendig sein, in den Aufbau von Kapazitäten in Ihrer Lieferantenkette zu investieren. Es reicht nicht aus, die Anforderungen einfach auf die Lieferanten abzuwälzen und sich vollständig auf das PQQ/Ausschreibungsverfahren zu verlassen.
• Die Kultur von ” lassen und vergessen” wird ebenfalls nicht gelingen. Es ist unerlässlich, die Nachhaltigkeitsleistung Ihrer Lieferkette zu steuern. Was Sie messen, ist was Sie bekommen.
• Wenn Nachhaltigkeitsbeschaffung richtig umgesetzt wird, sollte sie keine zusätzlichen Kosten verursachen. Nachhaltigkeit sollte keine zusätzlichen Kosten verursachen, eine schlechte Beschaffung hingegen schon.

Nächste Schritte für Einkäufer

Wir haben die Mitarbeit in der Lieferantenkette als Teil unserer Maßnahmen zur Krisenbewältigung aktiv gefördert und werden unsere Kunden weiterhin über unsere COVID-19-Microsite begleiten und unterstützen.

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsabläufe während der Krise benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.



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