I sei errori più frequenti dei fornitori che si sottopongono a un audit

Article by Achilles

A volte i fornitori, nel quadro del processo di prequalificazione per una community Achilles, devono sottoporsi a un audit.

Gli audit e le valutazioni che eseguiamo sono in linea con i nostri questionari di prequalificazione, per migliorare la validazione dei dati in ambiti chiave per il rischio della supply chain. La natura dell’audit cui si sottopone un’azienda dipende dal profilo aziendale e dai requisiti del settore in cui opera.

Gli audit nascono per rassicurare gli acquirenti che i loro fornitori sono effettivamente conformi, capaci e competenti come dichiarano, e contribuiscono a gestire efficacemente il rischio inerente alla supply chain.

Ma alla luce della mole di informazioni da verificare, quali sono gli errori più comuni commessi dai fornitori durante gli audit? E come si possono evitare? Ecco i sei errori più frequenti che riscontriamo:

1. Scarsa preparazione

Se si tratta del tuo primo audit, ti consigliamo di scegliere la data con largo anticipo, per avere tempo di verificare che l’azienda abbia tutti i requisiti richiesti dagli acquirenti e possa comparire nelle loro ricerche. Se invece il tuo audit è in scadenza e devi rinnovarlo, ti consigliamo di prenotare l’audit circa 15 giorni prima della sua data di scadenza.
Una volta confermata la data dell’audit, ti invieremo del materiale preparatorio, per darti un’idea di cosa aspettarti e come prepararti per l’audit.
Non c’è niente di peggio che presentarti impreparato all’appuntamento, non avendo letto il materiale che ti inviamo. Rischieresti seriamente di non superare l’audit o di ottenere un punteggio basso. Ti invitiamo quindi a leggere attentamente il materiale preparatorio e a verificare di avere a disposizione, nel giorno prestabilito, la documentazione, le persone e gli spazi necessari per l’auditor.

2. Incomprensione dei criteri di auditing

Assicurati di avere capito bene i quesiti e i criteri dell’audit.
Per non sprecare tempo e risorse, e per non rischiare di ottenere un basso punteggio, o addirittura di non superare l’audit, verifica con cura quali documenti ed elementi giustificativi devi preparare per dimostrare di essere conforme.
Durante l’audit, dovrai fornire informazioni relative a tutto ciò che riguarda i sistemi di gestione della salute e della sicurezza dell’azienda, agli accordi in materia di responsabilità sociale d’impresa e ad altre aree come i sistemi ambientali; dovrai inoltre spiegare come l’azienda gestisce il proprio impatto sull’ambiente.
Se hai dubbi o domande, contatta i membri del nostro team per ottenere consigli o chiarimenti: siamo qui per questo.

3. Autocompiacimento
Alcune aziende potrebbero ritenere di non avere bisogno di sottoporsi agli audit, o che l’esito della valutazione non conti più di tanto. Sarebbe un grave errore di presunzione.
È importante per ogni fornitore dimostrare che ciò che dichiara è vero, e di avere adottato efficacemente dei sistemi di gestione in linea con le indicazioni del questionario di prequalificazione.
Se emergono dei dubbi, gli acquirenti chiederanno spiegazioni, a tutela della reputazione della loro azienda.
Per i fornitori è bene non autocompiacersi dei punteggi ottenuti, perché gli acquirenti monitorano, oltre ai risultati degli audit, anche i miglioramenti. Anglian Water, per esempio, ha introdotto target comuni di miglioramento, per i fornitori che lavorano sulla base di contratti quadro MEICA AMP5, dopo aver notato punteggi più bassi del previsto per alcuni appaltatori, e un picco stabile per altri. È importante che i fornitori mantengano un approccio proattivo riguardo agli audit, perché è tenuto in gran conto dagli acquirenti.

4. Non avere le giuste informazioni o persone a disposizione
I fornitori devono verificare che il giorno prestabilito tutte le persone giuste siano disponibili, pronte a rispondere alle domande relative all’audit, e che i documenti giustificativi siano tutti a disposizione.
Quel giorno, se determinati documenti non si trovano, nascono problemi di comunicazione interna, o emerge l’impressione che non ci sia il pieno controllo della situazione, i tempi dell’audit potrebbero allungarsi.
Non è però solo nella fase di preparazione all’audit, che bisogna avere tutte le informazioni necessarie a portata di mano. I documenti vanno tenuti aggiornati tutto l’anno, affinché forniscano valore aggiunto all’azienda e ai servizi offerti.
Se in qualunque momento, non solo prima di un audit, scopri di non sapere esattamente dove si trova un documento, cerca di rintracciarlo, per arrivare preparato al giorno dell’audit. Verifica inoltre di avere tutti i documenti necessari a disposizione, comprese le procedure documentate che descrivono in dettaglio i piani. Rimuovi eventuali punti deboli e non farti cogliere impreparato.
Lo stesso vale per i codici prodotto. Assicurati che i codici prodotto selezionati siano appropriati e riflettano i prodotti e i servizi offerti.

5. Ignorare i vantaggi del processo di auditing
Tutte le informazioni convalidate durante il processo di prequalificazione e di auditing vengono poi messe a disposizione degli acquirenti del settore. Ciò comporta numerosi vantaggi, in particolare:
• L’opportunità di partecipare con la tua azienda a gare d’appalto con acquirenti con i quali normalmente non avreste la possibilità di lavorare.
• La possibilità di dimostrare agli acquirenti che l’azienda è affidabile e tutela la loro reputazione.
• La possibilità di dimostrare di avere compreso le necessità del settore di migliorare le prestazioni e di perseguire un miglioramento continuo.
I nostri audit godono di grande autorevolezza nel mondo della gestione della supply chain, per cui la convalida ottenuta può contribuire a migliorare il profilo di affidabilità della tua azienda.

6. Pensare che in fondo contino solo i requisiti previsti per legge

È buona cosa ricordare che nel processo di auditing non contano solo i requisiti stabiliti dalla legge.
È necessario rispettare tutte le parti del protocollo di auditing, indipendentemente dal fatto che i requisiti siano previsti per legge o siano stati redatti da membri della community degli acquirenti del settore.
A seconda della community cui si aderisce, potrebbero essere previsti, per i fornitori del settore, ulteriori requisiti da rispettare.
Prendendo seriamente la preparazione per l’audit, la tua azienda avrà tutte le carte in regola per crescere.



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