Zentralisierung des Kontraktorenmanagements und der Lieferantenvorqualifizierung für Takeda Pharmaceutical Company Limited – eine Fallstudie von Achilles Experience

Article by Achilles

Takeda musste das Management und den Präqualifizierungsprozess von Auftragnehmern an den ehemaligen Shire-Standorten zentralisieren. Da an insgesamt 11 Standorten in sieben Ländern unterschiedliche Prozesse und Überwachungsebenen eingesetzt wurden, vereinheitlichte Achilles die Qualifizierung von Auftragnehmern, um für jeden Standort eine vollständige, aktuelle Liste seiner risikoreichen Auftragnehmer bereitzustellen.

Takeda ist eines der weltweit führenden Pharmaunternehmen mit Standorten auf der ganzen Welt, Tausenden von Auftragnehmern und Lieferanten sowie rund 30.000 Mitarbeitern.

Das Unternehmen hat Achilles hinzugezogen, um Daten, Prozesse und Präqualifizierung in einem einzigen, standardisierten Modell zu zentralisieren, das an allen 11 ehemaligen Shire-Standorten verwendet werden kann (Takeda hat Shire Anfang 2019 übernommen).

Die Herausforderung
Mit mehr als 7.000 Auftragnehmern an den 11 Altstandorten stand Takeda vor der großen Herausforderung, sicherzustellen, dass alle an den Standorten tätigen Personen qualifiziert, zertifiziert und ordnungsgemäß überwacht werden. Jeder Standort war für das Management und die Präqualifizierung seiner Auftragnehmer verantwortlich, so daß zahlreiche Standards, Systeme und Methoden verwendet wurden.

Auch die Zahl von 7.000 Auftragnehmern war mit großer Unsicherheit behaftet. Aufgrund großer Mengen ungenauer Daten konnte keiner der ehemaligen Shire-Standorte sicher sagen, ob er über eine vollständige und aktuelle Liste risikoreicher Auftragnehmer verfügte. Dies erschwerte einen zentralen Überblick darüber, ob die hohen Sicherheits- und Überwachungsstandards des Unternehmens bei den vielfältigen Aktivitäten der Standorte täglich eingehalten wurden.

Takeda entschied sich für Achilles als einen in Großbritannien ansässigen Partner, der flexible Lösungen anbieten konnte. Ausschlaggebend waren auch die fundierten und nachgewiesenen Erfahrungen und Kenntnisse von Achilles in Sachen Präqualifizierung, dank derer Unternehmen Datensilos aufbrechen und unterschiedliche Systeme zu einem standardisierten, effektiven Ganzen zusammenführen können. Diese Erfahrung erwies sich beim Start des Projekts als unschätzbar.

Der Prozess
Der neue Präqualifizierungsprozess besteht aus zwei Stufen. Die erste Stufe ist eine obligatorische Anforderung für alle Auftragnehmer, die an einem der Altstandorte tätig sind. Die zweite Stufe dagegen muss nur von denjenigen abgeschlossen werden, die als risikoreich eingestuft sind. Zunächst musste prioritär sichergestellt werden, dass die Fragen der ersten Stufe vorhanden und wirksam waren. Die zweite Stufe war eine größere Herausforderung, da sie die Einbeziehung der Dienstleistungsgemeinschaft und die Unterstützung durch andere Einkäufer erforderte. Aber es wurde relativ schnell eine Einigung erzielt.

Das Team musste auch eine Reihe neuer Warencodes einführen, die Auftragnehmer dann ihren Aktivitäten zuordnen mussten. Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Achilles-Systems bedeutet, dass sich Takeda niemals mit begrenzten Optionen zufriedengeben muss und das System weiterentwickeln kann.

Achilles benötigte zudem alle Auftragnehmerdaten der einzelnen Standorte. Die Vielfalt der an den 11 Standorten eingesetzten Auftragnehmer- und Datenmanagementverfahren bedeutete, dass die Mitarbeiter an einigen Standorten schnell gut organisierte Daten liefern konnten, während andere Schwierigkeiten hatten.

Nach 5 Monaten war das System bereit, so daß der Rollout gestartet werden konnte. In Zukunft wird die Hauptaufgabe darin bestehen, alle Auftragnehmer zu registrieren und in das System aufzunehmen. Das unterschiedliche Engagement der einzelnen Standorte, die hohe Fluktuationsrate der Auftragnehmer und der Widerstand einiger gegen die Zahlung eines Abonnements an Achilles werden weiterhin Herausforderungen darstellen.

Die Ergebnisse
Nach der anfänglichen Lösungseinführung konnte das Takeda-Team bereits eine Reihe von ersten Erfolgen feststellen.

Zum ersten Mal erstellten alle 11 ehemaligen Shire-Standorte eine Liste ihrer risikoreichen Auftragnehmer. Dadurch können sie mit der Gewissheit operieren, dass die an ihren Standorten tätigen Personen über die Fähigkeiten, Erfahrungen und Zertifizierungen verfügen, die für eine sichere und effektive Arbeit erforderlich sind. Derartige konkrete Daten standen ihnen bisher nicht zur Verfügung.

Ein standardisiertes Präqualifizierungssystem für alle Standorte ist eine weitere große Veränderung, die das Auftragnehmer-Management weniger komplex gestalten wird. Da jeder Auftragnehmer die erste Stufe des Achilles-Präqualifizierungsprozesses durchläuft und risikoreiche Auftragnehmer zudem die zweite Stufe durchlaufen müssen, kann das Unternehmen sicher sein, dass sich nur befugte Personen an den Standorten aufhalten. Das Team konnte im Rahmen dieses Prozesses außerdem mehr als 300 Auftragnehmer aus dem System löschen, entweder weil sie gar nicht hätten im System sein dürfen oder weil die Daten ungenau waren.

„Dank der Flexibilität der Achilles-Lösungen und des Engagements der Mitarbeiter konnten wir die unterschiedlichen Prozesse an 11 Standorten und in 7 Ländern durch einheitliche, genaue und vollständige Informationen über Auftragnehmer ersetzen. Wir sind mit mehr als 1.300 Auftragnehmern gestartet und freuen uns sehr, daß nun Informationen über 70 % unserer Auftragnehmer über Achilles verfügbar sind.

Mit Achilles als unserem engagierten Partner bin ich sicher, dass das von uns eingerichtete System in Zukunft immer besser werden wird.“
Simon Garrett, Global Head of Safety bei Takeda



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