Quem certifica os certificadores: o que acontece quando sua validação de dados falha?

Article by Achilles

As cadeias de fornecimento dependem da confiança produzida por garantia e verificação externas. Mas os efeitos de uma validação de dados não completamente implementada sobre o desempenho e a reputação de uma empresa podem ser significativos.

A Badger Sportswear, por exemplo, é um dos maiores fornecedores de vestuário esportivo dos EUA. Em 2019, a empresa anunciou que estava deixando um dos seus principais fornecedores devido a alegações de que seus produtos estavam sendo produzidos por um tipo de escravidão moderna em prisões chinesas. A Badger estava usando a Worldwide Responsible Accredited Production (WRAP), uma organização de conformidade independente e sem fins lucrativos, para certificar que seus fornecedores estavam seguindo seu código de conduta ética. No entanto, a documentação que o fornecedor chinês forneceu à WRAP não era exata e não foi verificada independentemente.

A Badger Sportswear achava que estava cumprindo todos os requisitos, mas acabou lidando com um problema na cadeia de fornecimento e com publicidade negativa. Então, o que os compradores podem fazer para ter certeza de que a garantia da qual dependem está à altura da tarefa e o que deveriam fazer se passarem pela mesma situação da Badger?

Como obter as garantias necessárias
A situação da Badger destaca um dos principais riscos para os negócios: às vezes, as empresas que querem fechar um contrato não são muito transparentes e abertas como deveriam. É por isso que auditorias independentes são tão importantes.

As auditorias independentes são uma forma importante de as empresas avaliarem suas cadeias de fornecimento em relação às suas exigências e de terem a certeza de que todos os fornecedores atuem de acordo com as normas que dizem seguir. Os dados dessas auditorias permitem que os compradores melhorem seus processos de negócios, aumentem suas eficiências, reduzam riscos e assegurem-se de não participar de coisas como a escravidão moderna nas cadeias de fornecimento.

Mas escolher um parceiro independente que dê garantia é uma tarefa difícil. Há muitas empresas por aí, todas com seus próprios controles e disciplinas individuais e nenhum mecanismo formal existente para aprová-las. Os compradores precisam da certeza de que elas seguem práticas de due dilligence, pois as consequências de uma falha na validação de dados podem ser graves.

Aqui estão alguns dos fatores mais importantes a considerar:
A abordagem delas aos dados
Fornecer garantia em cadeias de fornecimento envolve a geração, a análise e o armazenamento de uma quantidade enorme de dados. Gerenciar esses dados é parte essencial do processo de garantia.

Na Achilles, temos uma certificação ISO 21001 para garantir que a gestão da segurança das informações tenha o mais alto padrão. Seguimos uma abordagem clara e reconhecida para gerenciamento de informações confidenciais da empresa para que essas informações permaneçam sempre em segurança.

A abordagem delas a auditorias
As auditorias de fornecedores dão aos compradores a confiança de que estão trabalhando com os fornecedores certos, além de ajudá-los a melhorar seus processos, ser mais competitivos e melhorar sua credibilidade. Apesar de você acreditar que os seus fornecedores estão trabalhando de acordo com o seu código de conduta ética, uma auditoria pode revelar que eles não estão totalmente comprometidos em determinadas áreas. Eliminar a prática de escravidão moderna em cadeias de fornecimento depende muito das auditorias de fornecedores.

Seu parceiro de auditoria deve comprovar que tem experiência, conhecimento especializado e abordagem necessária que funcione para verificar a conformidade.

Diferentes níveis de garantia
Não há uma abordagem única para todas as auditorias de fornecedores. Baseamos nossa validação de dados no nível de risco que um fornecedor individual representa para um comprador. Alguns fornecedores podem precisar apenas responder a um questionário, enquanto outros podem precisar passar por uma auditoria local abrangente. Para adotar esse tipo de abordagem personalizada, precisamos garantir que estamos categorizando os fornecedores corretamente, utilizando uma matriz de riscos clara e definida. Empresas no setor de construção, por exemplo, são muito mais suscetíveis a alguns tipos de escravidão moderna do que em outros setores.

Os compradores precisam examinar cuidadosamente os seus parceiros de garantia porque eles precisam confiar nos resultados. Se sua cadeia de fornecimento for complexa, você precisa garantir que ela permita que todas as partes trabalhem em conjunto, sabendo que cada uma delas tem as capacidades certas.

Uma falha de garantia como a que a Badger enfrentou pode ser prejudicial e perturbadora, mas ela não precisa ser fatal. Os compradores precisam agir de forma rápida e decisiva para limitar os danos.

Como lidar com uma falha de garantia
Para um fornecedor, perder a confiança dos seus compradores pode ser desastroso. Uma falha de garantia pode causar perda de receita e danos à reputação e às vendas duradouros, a menos que o fornecedor em questão tome as medidas corretas.

Veja o que um fornecedor precisa fazer:
Reconhecer o que deu errado – ajudar todos na cadeia de fornecimento a compreender claramente o que deu errado e como é provável que isso os afete.
Fazer uma pausa – interromper por um tempo as atividades que foram colocadas em questão dará o espaço necessário para descobrir qual é o melhor caminho a seguir.
Investigar em detalhes – compreender o que aconteceu com o máximo de detalhes possível ajuda a garantir que não aconteça novamente. Esse processo pode demorar mais do que você gostaria, mas nunca deve ser apressado.
Ser o mais transparente possível – os resultados da investigação devem ser compartilhados com todas as partes relevantes e devem definir como o problema foi tratado, bem como os controles e políticas implementados posteriormente.

A garantia independente é uma peça importante no quebra-cabeça de criação e manutenção de cadeias de fornecimento eficientes, abertas e produtivas. Também é algo que precisa de um processo definido, experiência demonstrável, responsabilidades claras e um código de conduta ética para ser útil. Encontrar um parceiro de garantia que possa demonstrar essas habilidades é o primeiro passo para ter total confiança em sua cadeia de fornecimento.

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