Se domani il tuo consiglio di amministrazione ti chiedesse una visione chiara del rischio di terzi, saresti in grado di produrla senza fogli di calcolo? Per molti responsabili degli acquisti, la risposta onesta è scomoda.
Non perché il rischio dei fornitori venga ignorato. Nella maggior parte delle grandi organizzazioni non mancano i dati, i report e i controlli. Il problema è che le informazioni sui fornitori si trovano spesso in troppi posti, in troppi team e in troppi modi diversi. E i fogli di calcolo diventano il collante che tiene tutto insieme.
Come i fogli di calcolo diventano la norma
I fogli di calcolo sono familiari, flessibili e facili da utilizzare. Quando i team di approvvigionamento sono sotto pressione per muoversi rapidamente, soprattutto tra regioni, linee di servizio o appalti, i fogli di calcolo sembrano una soluzione pratica per compiti quali:
- Monitoraggio dello stato di recepimento
- Acquisizione dei certificati di assicurazione
- Registrazione delle valutazioni ESG
- Monitoraggio dei controlli di conformità
Nel corso del tempo, compaiono altre colonne. Vengono create nuove versioni. I team locali le adattano alle loro esigenze. I file vengono inviati via e-mail, copiati, rinominati e archiviati in cartelle diverse. Quello che era iniziato come una patch diventa un’infrastruttura.
Dove le cose iniziano a rompersi
La sfida non è che i fogli di calcolo siano “cattivi”. È che non sono mai stati progettati per supportare le realtà che i CPO si trovano ad affrontare. Gli ecosistemi di fornitori globali sono complessi. Comprendono appaltatori, fornitori di servizi e fornitori long tail, spesso operanti in più giurisdizioni con diversi requisiti normativi, di sicurezza e di conformità. In questo ambiente, i fogli di calcolo introducono tre rischi fondamentali.
Frammentazione della visibilità. Quando i dati sono distribuiti tra le varie regioni e funzioni, nessuna visione è veramente completa. I report richiedono molte ore, se non giorni, di riconciliazione, anziché analisi e approfondimenti di alto valore.
Erosione della fiducia. Quando i dati dei fornitori si basano su aggiornamenti manuali, il controllo delle versioni diventa incerto. I leader sono giustamente titubanti nel fidarsi di informazioni su cui non possono fare pieno affidamento, soprattutto di fronte al consiglio di amministrazione.
La risposta è più lenta. Quando sorgono domande sulla copertura assicurativa, sulle lacune di conformità o sui fornitori ad alto rischio, i team passano il tempo a cercare e controllare i dati piuttosto che a prendere decisioni.
Niente di tutto questo è drammatico, ma nel tempo crea un’esposizione.
Perché i consigli di amministrazione fanno domande diverse
I consigli di amministrazione non si accontentano più di garanzie una tantum. Vogliono sapere:
- Quanto è aggiornata la nostra visione del rischio di terzi?
- Dove sono le nostre maggiori esposizioni oggi, e non nell’ultimo trimestre?
- Possiamo dimostrare un monitoraggio coerente tra le varie regioni?
- Abbiamo fiducia nei dati dei nostri fornitori se le autorità di regolamentazione ce lo chiedono?
È difficile rispondere a queste domande quando il rischio dei fornitori vive in fogli di calcolo progettati per il monitoraggio locale, non per la governance globale.
Dagli strumenti al modello operativo
La maggior parte dei CPO sa già che i fogli di calcolo non saranno scalabili per sempre. La domanda più difficile è cosa li sostituirà e come gestire il cambiamento. Le organizzazioni che riescono ad andare avanti con successo tendono a cambiare mentalità. Smettono di cercare di standardizzare tutti i processi locali. Al contrario, standardizzano il modo in cui gestiscono il rischio dei fornitori.
Vale a dire:
- Un quadro unico per la qualificazione dei fornitori e il rischio
- Requisiti di dati coerenti tra le regioni
- Visibilità centrale senza eliminare la proprietà locale
- Monitoraggio continuo invece di una raccolta dati regolare
I fogli di calcolo faticano a svolgere questo ruolo perché non sono mai stati costruiti per fungere da modello operativo condiviso.
Mantenere l’eccellenza locale e ottenere un controllo globale
L’ironia è che i fogli di calcolo tendono a persistere più a lungo nelle organizzazioni ben gestite. I team locali forti creano processi che funzionano nel contesto. Con il tempo, questi processi diventano radicati. Cambiarli sembra dirompente, persino rischioso. Ma quando il rischio dei fornitori deve essere compreso a livello senior, in tutte le aree geografiche e in tutte le categorie, spesso è il momento di cambiare. Ciò che funzionava a livello locale spesso non funziona più a livello globale.
Superare i fogli di calcolo senza rallentare il business
Sostituire i fogli di calcolo non significa aggiungere complessità, processi aggiuntivi o burocrazia. Anzi, di solito si tratta di eliminarli. Quando il rischio dei fornitori viene gestito attraverso un modello unico e coerente:
- I dati non vengono più reinseriti e riconciliati.
- La garanzia diventa continua anziché episodica.
- Reportistica più veloce e affidabile
- Le conversazioni si spostano da “questi dati sono corretti” a “cosa dobbiamo fare dopo?
Questo cambiamento consente agli appalti pubblici di adottare una posizione più strategica, passando dalla segnalazione dei rischi alla loro gestione.
Un pensiero finale per i CPO
Se domani il consiglio dovesse chiedere una visione chiara del rischio di terzi, la vera domanda non è se i dati esistono. Si tratta di capire se esistono in una forma che non ti crea problemi. Per molte organizzazioni, questo è il momento in cui i fogli di calcolo mostrano i loro limiti.
