Si votre conseil d’administration vous demandait demain une vision claire des risques liés aux tiers, pourriez-vous la produire sans tableurs ? Pour de nombreux responsables des achats, la réponse honnête est inconfortable.
Non pas parce que le risque fournisseur est ignoré. Dans la plupart des grandes organisations, les données, les rapports et les contrôles ne manquent pas. Le problème est que les informations sur les fournisseurs se trouvent souvent à trop d’endroits, sont détenues par trop d’équipes et sont gérées de trop de manières différentes. Et les feuilles de calcul deviennent la colle qui maintient le tout ensemble.
Comment les feuilles de calcul deviennent la norme
Les tableurs sont familiers, flexibles et faciles à déployer. Lorsque les équipes chargées des achats sont contraintes d’agir rapidement, en particulier entre les régions, les lignes de services ou les achats, les feuilles de calcul semblent être une solution pratique pour des tâches telles que :
- Suivi de l’état de la transposition
- Saisie des certificats d’assurance
- Enregistrement des évaluations ESG
- Suivi des contrôles de conformité
Au fil du temps, d’autres colonnes apparaissent. De nouvelles versions sont créées. Les équipes locales les adaptent à leurs besoins. Les fichiers sont envoyés par courrier électronique, copiés, renommés et stockés dans différents dossiers. Ce qui n’était au départ qu’un correctif devient une infrastructure.
Là où les choses commencent à se gâter
Le problème n’est pas que les tableurs sont “mauvais”. C’est qu’elles n’ont jamais été conçues pour prendre en charge les réalités auxquelles les CPO sont aujourd’hui confrontés. Les écosystèmes mondiaux de fournisseurs sont complexes. Ils comprennent des sous-traitants, des prestataires de services et des fournisseurs à long terme, qui opèrent souvent dans plusieurs juridictions avec des exigences différentes en matière de réglementation, de sécurité et de conformité. Dans cet environnement, les feuilles de calcul présentent trois risques majeurs.
Fragmentation de la visibilité. Lorsque les données sont réparties entre les régions et les fonctions, aucune vue d’ensemble n’est vraiment complète. Les rapports nécessitent de nombreuses heures, voire des jours, de réconciliation, au lieu d’une analyse et d’une vision à haute valeur ajoutée.
Érosion de la confiance. Lorsque les données des fournisseurs dépendent de mises à jour manuelles, le contrôle des versions devient incertain. Les dirigeants hésitent à juste titre à faire confiance à des informations dont ils ne sont pas totalement sûrs, en particulier devant le conseil d’administration.
La réponse est plus lente. Lorsque des questions se posent sur la couverture d’assurance, les lacunes en matière de conformité ou les fournisseurs à haut risque, les équipes passent du temps à rechercher et à vérifier les données plutôt qu’à prendre des décisions.
Rien de tout cela n’est dramatique, mais au fil du temps, cela crée une exposition.
Pourquoi les conseils d’administration posent-ils des questions différentes ?
Les conseils d’administration ne se contentent plus de garanties ponctuelles. Ils veulent savoir :
- Dans quelle mesure notre vision du risque lié aux tiers est-elle à jour ?
- Où se situent nos plus grands risques aujourd’hui, et non au trimestre dernier ?
- Pouvons-nous démontrer que le suivi est cohérent entre les régions ?
- Pouvons-nous avoir confiance dans les données de nos fournisseurs si les régulateurs nous le demandent ?
Il est difficile de répondre à ces questions lorsque les risques liés aux fournisseurs sont enregistrés dans des feuilles de calcul conçues pour un suivi local et non pour une gouvernance mondiale.
Des outils au modèle opérationnel
La plupart des CPO savent déjà que les feuilles de calcul ne seront pas éternelles. La question la plus difficile est de savoir ce qui les remplacera et de passer du temps à gérer le changement. Les organisations qui réussissent à aller de l’avant ont tendance à opérer un changement d’état d’esprit spécifique. Elles cessent d’essayer de normaliser tous les processus locaux. Au lieu de cela, elles normalisent la manière dont elles gèrent le risque fournisseur.
En d’autres termes :
- Un cadre unique pour la qualification des fournisseurs et la gestion des risques
- Exigences cohérentes en matière de données dans les différentes régions
- Visibilité centrale sans suppression de l’appropriation locale
- Contrôle continu au lieu d’une collecte régulière de données
Les feuilles de calcul peinent à jouer ce rôle parce qu’elles n’ont jamais été conçues pour servir de modèle opérationnel partagé.
Maintenir l’excellence locale tout en acquérant un contrôle global
L’ironie est que les feuilles de calcul ont tendance à persister plus longtemps dans les organisations bien gérées. Des équipes locales fortes créent des processus qui fonctionnent dans leur contexte. Au fil du temps, ces processus s’enracinent. Les modifier semble perturbateur, voire risqué. Mais lorsque le risque fournisseur doit être compris à un niveau élevé, à travers les zones géographiques et les catégories, il est souvent temps de procéder au changement. Ce qui fonctionnait au niveau local ne fonctionne souvent plus au niveau mondial.
Dépasser les feuilles de calcul sans ralentir l’activité de l’entreprise
Remplacer les feuilles de calcul ne signifie pas ajouter de la complexité, des processus supplémentaires ou de la bureaucratie. En fait, il s’agit généralement d’éliminer ces éléments. Lorsque le risque fournisseur est géré à l’aide d’un modèle unique et cohérent :
- Les données ne sont plus réintroduites et rapprochées.
- La garantie devient continue plutôt qu’épisodique.
- Des rapports plus rapides et plus fiables
- Les conversations passent de la question de savoir si ces données sont correctes à celle de savoir ce qu’il faut faire ensuite.
Cette évolution permet aux marchés publics d’adopter une position plus stratégique, en passant de la déclaration des risques à la gestion des risques.
Une dernière réflexion pour les CPO
Si le conseil devait demander demain une vision claire des risques liés aux tiers, la vraie question n’est pas de savoir si les données existent. Il s’agit de savoir si elles existent sous une forme qui vous conviendrait. Pour de nombreuses organisations, c’est à ce moment-là que les feuilles de calcul montrent enfin leurs limites.
