Chi certifica i certificatori: cosa accade in caso di errori nella convalida dei dati?

Article by Achilles

Le supply chain si basano sulla fiducia che scaturisce da garanzie e controlli esterni. Tuttavia, gli effetti sui risultati e la reputazione di una società derivanti da una convalida dei dati eseguita in modo non accurato possono essere gravi.

Badger Sportswear, ad esempio, è una grande realtà nel settore dell’abbigliamento sportivo negli Stati Uniti. Nel 2019, l’azienda ha annunciato di aver interrotto i rapporti con uno dei suoi principali fornitori, accusato di ricorrere a forme di schiavitù moderna all’interno di strutture detentive cinesi. Badger si serviva di Worldwide Responsible Accredited Production (WRAP), un’organizzazione no-profit indipendente dedita alla verifica della conformità, per certificare l’osservanza, da parte dei suoi fornitori, del suo codice etico di condotta. La documentazione presentata dal fornitore cinese a WRAP, però, non era precisa e non era stata sottoposta a controlli indipendenti.

Badger Sportswear credeva di aver fatto tutto il necessario, ma comunque si è trovata a dover affrontare interruzioni nella supply chain e una pubblicità dannosa. Pertanto, come possono procedere gli acquirenti per accertarsi di disporre delle garanzie giuste, e come devono comportarsi se si trovano in una situazione simile a quella di Badger?

Ottenere la garanzia che occorre
La situazione in cui si è trovata Badger evidenzia un rischio d’impresa fondamentale: a volte le società che intendono concludere un contratto non sono leali e trasparenti come dovrebbero. È per questo che sono così importanti le verifiche di una seconda parte.

Le verifiche di seconda parte sono uno strumento importante che consente alle società di valutare le proprie supply chain rispetto ai propri requisiti e di garantirsi che ogni fornitore stia operando secondo gli standard dichiarati. I dati emersi da tali verifiche consentono agli acquirenti di migliorare i processi aziendali, aumentare le efficienze, ridurre il rischio e garantirsi di non essere implicati in situazioni come la schiavitù moderna nelle supply chain.

Scegliere un partner per la garanzia di seconda parte è però difficile. Le società che se ne occupano abbondano, e ognuna propone le sue forme di controllo e disciplina, in assenza di meccanismi ufficiali che le approvino. Gli acquirenti devono assicurarsi che vengano eseguite le operazioni di due diligence, poiché le conseguenze di errori nella convalida dei dati possono rivelarsi gravi.

Ecco alcuni dei fattori più importanti di cui tenere conto:

Il loro approccio ai dati
Offrire garanzie sulle supply chain implica la generazione, l’analisi e l’archiviazione di un’enorme quantità di dati. La loro gestione costituisce una parte essenziale del processo di garanzia.
Achilles ha conseguito la certificazione ISO 21001 per garantire che nella gestione della sicurezza delle informazioni vengano rispettati i massimi standard. Ci atteniamo a un approccio chiaro e riconosciuto alla gestione delle informazioni aziendali sensibili, in modo che la loro sicurezza non venga mai compromessa.

Il loro approccio agli audit
Gli audit dei fornitori infondono negli acquirenti la certezza di lavorare con i fornitori giusti, oltre a consentire loro di migliorare i loro processi, divenire più competitivi e rafforzare la loro credibilità. Anche se si pensa che i propri fornitori stiano operando secondo il proprio codice etico di condotta, da una verifica può emergere un impegno solo parziale in determinate aree. L’eliminazione della pratica della schiavitù moderna nelle supply chain dipende strettamente dalle verifiche sui fornitori.

Il tuo partner nelle procedure di auditing deve essere in grado di dimostrare di possedere la necessaria esperienza, le conoscenze specialistiche e un approccio comprovato alla conformità.

I vari livelli di garanzia
Negli audit dei fornitori, non esiste una sola formula che possa andare bene per tutti. Basiamo la nostra convalida dei dati sul livello di rischio che un singolo fornitore comporta per un acquirente. Per alcuni fornitori potrebbe essere sufficiente la sola compilazione di un questionario, mentre altri saranno sottoposti a una verifica esaustiva in loco. Per adottare questo tipo di approccio su misura, dobbiamo essere certi di aver classificato correttamente i fornitori, mediante una matrice di rischio chiara e definita. Le imprese edili, ad esempio, sono molto più esposte ad alcune forme di schiavitù moderna rispetto ad altri settori.

Occorre che gli acquirenti vaglino attentamente i partner responsabili di garantire la qualità, perché devono potersi fidare dei risultati. Se la supply chain è complessa, occorre una garanzia che consenta a tutti i soggetti di collaborare, sapendo che ciascuno possiede le giuste capacità.

Falle in questo ambito, come quella subita da Badger, possono risultare dannose e problematiche, ma non sono necessariamente irreparabili. Gli acquirenti devono agire con rapidità e decisione per limitare i danni.

Gestione di falle nella garanzia della qualità
Per un fornitore, perdere la fiducia degli acquirenti può essere disastroso. Falle nell’assicurazione della qualità possono determinare una perdita di entrate e fatturato e danni alla reputazione persistenti, ma tutto ciò si può evitare se il fornitore in oggetto adotta le misure giuste.
Ecco come deve procedere il fornitore:
Riconoscere cosa non ha funzionato – aiutare ogni soggetto della supply chain a comprendere chiaramente cosa sia andato male e quali saranno le possibili conseguenze.
Prendere una pausa – arrestare temporaneamente le attività interessate darà modo di stabilire come procedere.
Eseguire indagini approfondite – la ricostruzione più dettagliata possibile di quanto accaduto aiuta ad evitare che il problema si ripresenti. Questo processo potrebbe richiedere più tempo di quanto si vorrebbe, ma non bisogna mai farsi consigliare dalla fretta.
Essere quanto possibile trasparenti – il risultato delle indagini deve essere comunicato alle parti interessate e dovrebbe illustrare le modalità con cui è stato affrontato il problema, oltre ai controlli e alle policy adottati successivamente.

La garanzia di seconda parte costituisce un tassello importante nella creazione e nel mantenimento di supply chain efficienti, trasparenti e produttive. Per risultare utile, però, occorre un processo ben definito, una competenza pratica dimostrabile, una chiara assunzione delle responsabilità e un codice etico di condotta. In materia di garanzia di qualità, riuscire a trovare un partner in grado di dimostrare tali competenze rappresenta il primo passo verso supply chain di cui ci si possa davvero fidare.

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