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Preguntas Frecuentes sobre Controlar para la Gestión de Contratistas

Las regulaciones y estándares de calidad requieren control sobre los trabajadores y recursos de terceros que acceden a tus sitios de trabajo. Es de suma importancia saber si tus contratistas cumplen con los estándares laborales, de salud y seguridad vigentes, para mitigar riesgos y asegurar el cumplimiento .

Hemos recopilado las dudas más frecuentes sobre la herramienta Controlar para la gestión de contratistas que consideramos te pueden ser de ayuda:

¿Cuáles son las ventajas de tercerizar el sistema de gestión de contratistas?

La externalización de la gestión de contratistas es una solución que te permite reducir costos y delegar a una empresa especializada toda la gestión de revisión y control de documentación, avisos de vencimientos y admisión de empresas, de su personal, equipo y maquinaria, permitiendo así generar eficiencias y que los recursos propios se enfoquen en las actividades principales del negocio.

¿Qué es la herramienta Controlar de Achilles?

Controlar es la solución de Achilles para recopilar información sobre terceros y controlar su acceso a sus instalaciones. Esta herramienta integrada te permite tener toda la información que necesitas en un solo sitio, incluyendo datos sobre el personal, como pueden ser capacitaciones, certificaciones, información de nómina y contratos, así como información sobre el equipo y maquinaria utilizada por tus contratistas y sus registros de mantenimiento y seguros. Al utilizar Controlar, cuentas con información confiable que ha sido validada por un equipo de expertos en seguridad y salud de Achilles.

¿Cómo funciona el proceso de aprobación de acceso con Controlar de Achilles?

  1. El usuario de Controlar selecciona al proveedor o contratistas que supervisará.
  2. Achilles contacta al proveedor y solicita información correspondiente.
  3. El proveedor proporciona la información requerida y ésta es validada por Achilles.
  4. Una vez que la documentación ha sido aprobada o rechazada, el usuario de Controlar puede ver la información del proveedor o contratista y gestionar su acceso.

¿Cuáles son los documentos típicos recopilados?

  • Capacitaciones en salud y seguridad
  • Certificaciones, licencias y calificaciones de los trabajadores
  • Recepción de elementos de protección personal
  • Pagos de seguridad social
  • Seguros relacionados con empresas, trabajadores y equipos
  • Registro de mantenimiento de equipos y vehículos
  • Información relacionada con la prevención de riesgos relacionados
  • Información de contratos

¿Qué ha cambiado con la pandemia, qué requisitos adicionales se suelen exigir a los contratistas?

Se ha puesto mayor énfasis en la salud del personal y en tomar las medidas adecuadas para reducir los riesgos de contagio. Algunos de los protocolos, acordes con las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud para preservar la salud en el trabajo, que se han incluido son los siguientes:

  • Realización de prueba PCR antes de la aceptación como empleado del contratista
  • Control de temperatura diario al ingreso
  • Aforos máximos de oficinas y talleres y señalética de distanciamiento en accesos a vestuarios y comedores
  • Separación mediante mamparas en distintas áreas de trabajo
  • Sanitización diaria de obradores y oficinas de contratistas
  • Disponibilidad de solución sanitizante de equipos y manos, trapos, guantes y EPIs

¿Qué podemos encontrar al utilizar la herramienta Controlar de Achilles?

La herramienta permite administrar de forma eficiente la información de recursos de terceros, incluyendo:

Herramientas de aprobación

  • Control de acceso
  • Validación de documentos específicos
  • Los usuarios con permisos adecuados pueden actualizar el estado de los recursos

Alertas de contratistas

Emails del sistema para:

  • Invitar contratistas
  • Destacar documentos vencidos
  • Acceder y descargar documentos
  • Notificar sobre documentos rechazados

Reportes

  • Acceder y descargar documentos de los contratistas
  • Descargar reportes en formatos de Excel, PDF y Word

Integración de sistemas

Intercambio de datos de información del contratista con:

  • Smart-cards
  • Huella digital
  • Software ERP

Gestión de usuarios

  • Asignar diferentes niveles de permisos a los usuarios internos (ver, validar, aprobar)
  • Agregar usuarios ilimitados

¿En qué destaca Controlar frente a otras herramientas de Coordinación de Actividades Empresariales?

  • Con Controlar tendrás flexibilidad y escalabilidad, para adaptarla a las necesidades y requerimientos específicos de tu compañía.
  • Configurable para cada cliente en función de su sector, necesidades y organización interna.
  • Es una herramienta multilenguaje y adaptada para gestionar contratistas a nivel global.
  • Recibe avisos y notificaciones en tiempo real + comunicaciones de alerta en temas puntuales.
  • Se adapta visualmente a la imagen de marca (branding) de tu empresa.
  • Posibilidad de emisión de tarjetas de acceso con códigos QR
  • Integración y compatibilidad con otros sistemas informáticos y de gestión.

En Achilles llevamos más de 10 años ayudando a nuestros clientes en el control de sus contratistas a través de nuestra herramienta CAE Controlar. Actualmente gestionamos más de 30.000 contratos solamente en el sur de Europa y más de 3.000 en Latinoamérica, reduciendo el riesgo en las instalaciones de nuestros clientes. Contáctanos si te gustaría ver una demostración de Controlar.


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