6 errores habituales que proveedores deben evitar en una auditoría

13 May 2018
Artículo por Achilles

A veces, proveedores deben someterse a auditorías como parte del proceso de preselección para una comunidad de Achilles.

Nuestras auditorías y métodos de evaluación están alineados con los cuestionarios de preselección, para reforzar el proceso de validación de datos de las áreas de riesgo de las principales cadenas de suministro. El ámbito de la auditoría en una empresa varía según el perfil de la misma y de los requisitos del sector en el que se mueve.

La finalidad de las auditorías es ofrecer a los compradores la garantía de que sus proveedores tienen la conformidad, capacidad y competencia que proclaman para ayudarles a gestionar con la debida eficacia los riesgos de su cadena de suministro.
Pero, con tanta información por examinar, los proveedores suelen cometer una serie de errores muy comunes durante el proceso de auditoría. ¿Cuáles son y cómo pueden abordarse? A continuación, enumeramos los seis principales:

1. Falta de preparación
Si es la primera vez que te sometes a una auditoria, es conveniente que te asegures de que tu empresa cumple con los requisitos de los compradores en cuanto a visibilidad. En el caso de renovar, debes programar la auditoría unos 15 días antes de la fecha de vencimiento de la auditoría actual.
Una vez confirmada la fecha de la auditoría, te enviaremos instrucciones para darte una idea de a qué atenerte y lo que necesitarás para prepararte.
Probablemente, lo peor que puedes hacer antes de una auditoría es precisamente no leer estos documentos y afrontar la auditoría sin preparación alguna. De esta manera, es probable que no pases la auditoria o que obtengas una mala valoración. Así pues, te aconsejamos que leas los documentos de preparación y procures disponer de la documentación, del personal relevante y de un espacio para el auditor cuando llegue el día.

2. Incomprensión de los criterios de la auditoría
Asegúrate que entiendes perfectamente las preguntas y criterios de la auditoría.
Si no sabes exactamente qué pruebas necesitas preparar para demostrar tu conformidad con los criterios de evaluación, estarás malgastando tiempo y recursos, y te arriesgarás a que tu empresa no pase la auditoría u obtenga una mala valoración.
En la auditoría se te solicitará información sobre cualquier cosa, desde tus sistemas de gestión de salud y seguridad hasta tus contratos de responsabilidad civil, pasando por cualquier otra área, como los sistemas medioambientales o la forma en que tu empresa gestiona el impacto medioambiental.
Si hay algo de lo que no estés seguro, no dudes en acudir a nuestro equipo para cualquier aclaración que necesites.

3. Ser conformistas
Puede que haya empresas que piensen que no necesitan auditorías y que los resultados de la evaluación no tienen verdadera importancia. No pueden estar más equivocadas.
Como proveedor, es vital que puedas demostrar que eres quien dices ser y que tu empresa ha implementado activamente sus sistemas de gestión en línea con la información introducida en tu cuestionario de preselección.
Si esto no queda claro, los compradores se harán preguntas, pues estará en juego su reputación empresarial.
Los propios proveedores tampoco deben contentarse fácilmente con sus valoraciones, ya que los compradores están al corriente de los resultados de las auditorías y de las mejoras realizadas. Un ejemplo: la empresa Anglian Water definió una serie de objetivos conjuntos de mejora para proveedores que operaban en el marco AMP5 MEICA, ya que observaron que las valoraciones de algunos contratistas eran más bajas de lo esperado, mientras que otros habían alcanzado un nivel estable. En lo que se refiere a una auditoría, es importante que los proveedores sean proactivos. Los compradores lo apreciarán.

4. No tener a mano la información o las personas adecuadas
Es fundamental que los proveedores dispongan de las personas apropiadas, aquellas que puedan responder a las preguntas relativas a la auditoría y sean capaces de presentar las pruebas convenientes el día de la misma.
Dicho día, si no eres capaz de encontrar los documentos necesarios, o si la comunicación interna es deficiente, podemos asegurarte que el día te parecerá interminable. Los documentos a presentar no solo deben estar accesible en el periodo previo a la auditoría, sino que deben estar actualizados y disponibles todo el año; solo así estarás seguro de que son relevantes para tu oferta de servicios.
¿Tienes todos los documentos necesarios disponibles, como los procedimientos documentados que describen los planes al detalle? Puede que sea este precisamente uno de tus puntos débiles, y que por tanto valga la pena comprobarlo. Intenta tener todos los documentos localizados lo antes posible antes de que llegue el día en el que se lleve a cabo la auditoría.
Esto es igualmente válido para los códigos de productos. Asegúrate de que los códigos de tus productos son apropiados y que reflejan los productos y servicios que ofreces realmente.

5. No reconocer los beneficios de un proceso de auditoría
El hecho de que toda la información validada durante los procesos de preselección y de auditoría se ponga más adelante a disposición de los compradores de tu sector supone numerosas ventajas:
• La oportunidad de dar visibilidad a tu empresa y hacer ofertas a compradores con los que, normalmente, no tendrías ocasión de trabajar.
• Demostrar a los compradores que tu empresa es fiable que no pondrá en riesgo su propia reputación.
• Demostrar que conoces los requisitos de la industria y que eres capaz de ofrecer un alto rendimiento y una capacidad de mejora constante.

Nuestras auditorías son altamente respetadas en el mundo de la gestión de las cadenas de suministro; por ello, contar con esta validación en tu historial podría dar un impulso a tu perfil comercial.

6. Pensar que lo único importante es la ley
También es importante recordar que, en términos de procesos de auditorías, la ley no es lo único que cuenta.
Es necesario satisfacer los requisitos de todas las partes del protocolo de la auditoría, ya sean cuestiones legales o, simplemente, cuestiones establecidas por un comprador miembro de la comunidad.
Dependiendo de la comunidad a la que te quieras unir, es posible que la industria tenga requisitos adicionales para sus proveedores, requisitos que tu empresa tendrá que cumplir.
Cuanto más en serio te tomes la preparación de la auditoría, más posibilidades de prosperar tendrá tu empresa.



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