5 errores comunes que deben evitar los proveedores en su proceso de precalificación

Article by Achilles

Los proveedores que deseen unirse a una de las comunidades de Achilles deben cumplimentar, como requisito previo, un cuestionario de precalificación diseñado con el objetivo de proporcionar una plataforma de colaboración entre compradores y proveedores; gracias a él, los compradores podrán gestionar y reducir riesgos, mientras que los proveedores ganarán un mayor alcance de mercado dentro de su sector.

Los cuestionarios de preselección, que difieren ligeramente según cada comunidad  , cubren una amplia gama de ámbitos entre los que se incluyen salud, seguridad, medioambiente, responsabilidad social corporativa, historial financiero y cumplimiento normativo, lo que permite a las empresas compradoras utilizar la información recopilada durante el proceso para reducir la exposición al riesgo.

Solo es necesario rellenar un cuestionario de preselección para cada comunidad a la que desee unirse tu empresa, cosa que te hará ahorrar tiempo, dinero y recursos.

Para ayudarte en esta tarea, el director de operaciones de Achilles para Reino Unido e Irlanda, Tom Robinson, pone de relieve los cinco errores más frecuentes que deberían evitar las empresas a la hora de cumplimentar el formulario de preselección.

Introducir datos de contacto incorrectos

Los compradores quieren datos claros, precisos y validados de sus proveedores para garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas y minimizar los obstáculos que afecten a la reputación de su marca, sus finanzas o su estatus jurídico. En el marco del proceso de preselección, es posible que tu empresa deba aportar documentación online, ya sea un seguro de responsabilidad profesional, de responsabilidad civil o pólizas de seguro contra todo riesgo en su calidad de contratista.

No solo es importante que te asegures de acreditar su existencia, sino también de que se encuentran en vigor. A menudo, los proveedores también se equivocan al cumplimentar los campos complementarios. Es necesario indicar la fecha de vencimiento de la póliza, además de otros datos, como la cobertura que ofrece.

Otra sección del cuestionario de preselección está dedicada a gestión de calidad y a salud y seguridad; en ella, tu empresa deberá aportar necesariamente la documentación relativa a las normas ISO 9001 e ISO 14001 si afirmas que está homologada externamente en virtud de estas normas.

De nuevo, debes asegurarte de rellenar los campos específicos que complementan la aportación de estos documentos como, por ejemplo, el de la fecha de vencimiento de cada uno de ellos.

Si estos datos no se indican como es debido la primera vez o si los documentos no se suben en el formato correcto, el proceso de validación será bastante más largo, lo que supondrá un retraso para tu organización para participar en licitaciones de la comunidad en cuestión.

No olvidar las preguntas específicas de los clientes

No debes olvidarte de responder a cualquier pregunta específica de los clientes presente en el marco de la comunidad seleccionada. Achilles permite a los compradores gestionar las evaluaciones de los proveedores contrastándolas con sus estándares corporativos a partir de la información que recopila. Nuestra solución permite a los compradores registrar la información sobre conformidad de los proveedores y especificar el estatus de «Proveedor aprobado» para refrendar las actividades del equipo de aprovisionamiento y gestión de contratos de un proveedor.

Para determinados compradores, esto supone una espléndida oportunidad de contar con un alcance de mercado adicional, algo que no perciben muchos nuevos clientes, ya que esta sección se marca como confirmada al iniciar sesión por primera vez. También es importante acordarse de actualizar debidamente la información proporcionada en esta sección del cuestionario; la sección permanecerá marcada como confirmada aunque contenga información desactualizada, por lo que merece la pena recordar este pequeño truco.

Información financiera incompatible

En Achilles utilizamos empresas externas de servicios financieros como Equifax para ayudar a recopilar la información financiera de los proveedores durante el proceso de preselección, para que no tengas que proporcionarnos necesariamente un historial detallado de las cuentas de tu empresa y de su posición financiera actual.

Sin embargo, es posible que debas enviar un resumen de tus cuentas o información financiera complementaria, ya que Achilles examinará de forma exhaustiva cualquier discrepancia y pedirá explicaciones al respecto.

Resulta fácil actualizar los datos, pero es preferible para tu empresa proporcionar la información financiera y el resumen de las cuentas de forma correcta a la primera.

Proporcionar información incompleta relativa a contratos de referencia

La información sobre los contratos de referencia es otra de las áreas que a los proveedores les cuesta cumplimentar correctamente a la primera.

Se podría alegar que esta es una de las partes más importantes para hacer las cosas bien desde un principio. Es aquí donde tendrás oportunidad de describir detalladamente tu experiencia previa y dar a conocer a las empresas compradoras en qué proyectos has trabajado en el pasado.

Especifica con claridad el marco temporal de cada contrato previo; solo depende de ti asegurarte de que facilitas la información correcta. De lo contrario, podrías estar poniendo en riesgo las oportunidades de selección de tu empresa para un futuro contrato.

Introducir datos de contacto demasiado genéricos

El último punto de la lista consiste en la introducción de datos de contacto demasiado genéricos.

Hoy en día la mayoría de las personas tienen varias direcciones de correo electrónico de contacto; no obstante, es clave indicar la más directa en el proceso de preselección. Esto facilita el contacto a los compradores ante oportunidades potenciales y permite poner en marcha el proceso de licitación sin demora.

Unos datos de contacto mal escritos o no directos aumentan la probabilidad de perder información clave, especialmente cuando los plazos de respuesta son ajustados.

Obviamente, lo mejor es tratar de evitar los fallos en general, pero al menos el sistema de preselección que ofrece Achilles permite a los proveedores rectificar sus errores de forma sencilla. Todas las respuestas pueden corregirse y validarse fácilmente, pero recuerda que cada fallo en el proceso de validación te estará impidiendo centrarte en la oferta en sí.



Reciba increíbles conocimientos en su buzón de correo cada mes

Subscribirse